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[其它] 办公小秘诀100招:Word及Excel !!

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发表于 2012-5-27 23:27:53 | 显示全部楼层 |阅读模式
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  1、Word下如何使用着重号

  在Word中我们可以把着重号请到工具栏上。打开“工具—自定义”命令选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签卡下的“类别”栏里选中“所有命令”选项。此时在右边“命令”栏中会出现按字母升序排列的所有命令,我们找到ABC头上有三点的“DotAccent”命令,选中后按下鼠标左键,将它拖到工具栏上,释放鼠标。当你在Word中选中要着重标示的文字后,再点击这个“着重号”命令就可以了。

  2、让Word表格快速一分为二

  将光标定位在分开的表格某个位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

  3、Word中巧用Alt键

  按住Alt键再拖动左右(上下)边距,可进行精确调整,在标尺上会显示具体值。

  4、巧用定位选条件单元格

  Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果对它们进行修改,那么首先得选中它们。可是,在工作表中,它们经常不是处于连续的位置。按住  ctrl键逐列选取恐怕有点麻烦,其实,我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。方法是点击“编辑—定位”菜单命令,在弹出的“定位”对话框中,选中  “条件格式”单选项,此时,下方的“全部”和“相同”单选项成为可选。选择“相同”则所有赋予相同条件格式的单元格会被选中。

  5、在不同单元格快速输入同一内容

  Excel表格中,首先选定要输入同一内容的单元格区域,然后输入内容,最后按ctrl+回车键,即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。

  6、快速返回上次编辑点

  在编辑文档的时候,如果要想实现将光标快速返回到上次的编辑点,我们可以按下“shift+F5”组合键。

  7、多个单元格数据巧合并

  在编辑了一个Excel工作表后,如果又需要把某些单元格中的数据进行合并,那么我们可以请“&”来帮忙,比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据,就在D2单元格键入公式“=A2&B2&C2”。

  8、Excel中巧用双击定位

  在使用Excel时,当你想定位到行首或列首时,将鼠标指向任意一个单元格的上边框,然后双击鼠标左键即可。

  9、Word准确移动文本

  选中要移动的文本,再按“F2”键,此时光标会自动变成灰色,将输入光标定位到目的地,按回车键便可准确移动文本。

  10、“相中”垂直文本块

  当我们想选定Word文档中的一个垂直块时,可以先按下Alt键,然后将鼠标拖过要选定的文本。

  11、Excel避免计算误差

  利用Excel制作财务报表,常要进行一些复杂的运算,可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致,这主要是由于Excel本身不能对数据自动进入四舍五入造成的,为了更简便的解决误差问题,我们可以进行如下操作:依次在Excel菜单栏中点击“工具—选项—重新计算”,将“工作薄选项”  中的“以显示值为准”复选框选中,确定退出即可。

  也可以用函数,方法:round((计算公式),2),其中的“round”是四舍五入函数,其中的“计算公式”中输入你的计算算式,例如A1*A2,其中的“2”是代表你四舍五入后小数点的位数,这里是两位。

  12、让Word打印自动按序排列

  在打印文件时,点击“文件—打印”,在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮,在上面选中“逆页序打印”,这样先打印第一页,再打印最后一页,就无需动手分页了。另外还可以设置奇偶页打印,实现纸张的正反面成批打印。

  13、Excel中快速绘制文本框

  通常在Excel中使用文本框来进行表格内容注释,如果按住Alt键不放再绘制文本框可实现文本框与单元格边线的重合,从而减轻调整文本框位置的工作量。

  14、快速更改英文大小写

  选中要改变大小的字母或单词,按下shift以后按F3,每按一次F3,字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

  单击“格式/更改大小写”,可以进行更复杂的大小写更换。

  15、让窗口这样固定

  在Excel中编辑过长或过宽的Excel工作表时,需要向下或向右滚动屏幕,而顶端标题行或左端标题行也相应滚动,不能在屏幕上显示,这样我们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息,可以先选定要锁定的标题,假如我们要将表格的顶端的第一行和左边第一列固定,那么单击B2单元格,然后单击“窗口”菜单的  “拆分”命令,拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令,即可完成标题的固定。

  16、快速输入省略号

  在五笔字型状态下输入“shift+6”,另外按下“Ctrl+Alt+.”组合键可以在任何输入法状态下输入。

  17、轻松搞定单元格数据斜向排

  在Excel中打开“工具—自定义—命令—类别—格式”,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮拖到工具栏的合适位置,然后选中需要斜排的单元格,执行命令即可。

  另外,也可以选择“格式/单元格/对齐/方向”,旋转红色的指针或直接输入度数。

  18、快速去掉页眉的横线

  在利用Word插入页眉后,页眉信息下总会有一条横线,如果希望将它去掉,可以打开“格式—边框和底纹”,在弹出的对话框中把边框设置为“无”,并在“应用于”下更改为“段落”,再单击“确定”安钮即可。

  还有一种方法就是在字体左边的“标题”中选“正文”即可。

  最后一种方法就是选择“格式/样式”命令,弹出“样式”对话框,在“样式”项中选定“页眉”,再点击“更改”按钮。接着点击“格式”按钮,在弹出的菜单中选“边框”命令,弹出“边框和底纹”对话框,在“边框”选项卡中选定“无”即可。

  19、为奇偶页制作不同的水印

  首先,执行“文件—页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,点击“版式”选项卡,选中“奇偶页不同”前面的复选框,单击“确定”按钮关闭该对话框。然后再执行“视图—页眉和页脚”命令。进入页眉和页脚编辑状态,在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印,再到某偶数页页面编辑区编辑设置偶数页的水印。

  20、快捷绘图

  在绘图中,如果要利用一个工具按钮来绘制多幅图,只要用鼠标左键双击此图标即可。

  21、快速去除超链接

  想取消超链接的下划线,只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”,便可将下划线取消。

  22、如何避免标题排在一页的底部

  在排版文件时,有时发现一个标题出现在一页的底部,而它的正文出现在新的一页中,很不美观。为了使标题能够与它的正文排在一起,可以将光标移到该标题所在的段落中,选择“格式”菜单中的“段落”命令,出现段落对话框,在段落对话框中单击“换行和分页”标签,选中“与下段同页”复选框,然后单击“确定”按钮。

  另外,为了防止一页顶端单独出现某段的最后一行文字,或者在某一页底部出现某段的第一行文字,或者在一页底部出现某段的第一行文字,只要把光标移到该段中,然后在窗口中选中“孤行控制”复选框,系统将自动向下页移一行文字。

  23、如何将文档中的某一页改为横向

  在排版某些文档时,要在文档中插入一个很宽的表格,需要把纸张改为横向。为了保证表格前后的内容仍为纵向,可以将光标移到表格之前,选择文件菜单中的“页面设置”命令,单击“纸张大小”标签,在“方向”区中选择“横向”单选按钮,从“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项,然后单击“确定”按钮。

  24、如何将一个表格垂直拆分为两个的表格

  选择需要拆分的列,选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令或在右键菜单中选择“边框和底纹”,单击“边框”标签,在预览区中单击顶边框、中边框和底边框,以将其边框线删除,保留左边框线和右边框线,单击“确定”按钮即可完成。

  25、巧用Word的扩展选定功能

  将光标定位在你需要选取的部分之首,按“F8”启动“扩展”,此时你会看到底部状态栏中的“扩展”由灰色变为黑色,再按一下“F8”,将选取一个字或一个词,按二下“F8”,将选取一句,按三下“F8”,将选取一段;按四下“F8”,全选。按ESC键或者按F6键即可关闭扩展功能。

  26、Excel单元格多于15位数字的输入

  先选定需输入数字的单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,找到“数字”项中的“自定义”命令,然后在其右面的“类型”框中选择“@”项,“确定”之后再输入即可。

  27、Word中磅与厘米的换算

  1磅约等于0.03527厘米,1厘米约等于28.35磅。

  28、计算机中容量单位的换算

  1GB=1024MB,1MB=1024KB;1KB=1024字节。

  29、在Excel中复制上一单元格

  在Excel的某一单元格中,按住“Ctrl”键的同时,按下“ ’”(单引号)键,可复制上一单元格的内容。

  30、清除拼写功能

  我们使用Word时,往往出现录入几个字后个别字的下方出现波浪线的情况,有时就会影响到视觉。要想彻底解决这个问题可单击“工具—选项”,然后选择“拼写和语法”取消所有的可选项,点确定便完成了。

  31、Word表格后空白页的处理

  在Word中,如果一篇文档的最后一页是表格,并且这个表格占满了一整页,就会在其后产生一张雪空白页。虽然该页只含有一个段落标记,但却是没有办法删除的。在打印时,该页照样会使打印机走一页纸,因而会造成不必要的浪费。解决这个问题的办法其实很简单:把光标置于最后这一段,然后把行间距设置成“1”(Word允许的最小值)即可。

  32、改变图片形状

  要对一个图片进行不规则的编辑,可以打开绘图工具,选取任意的自选图形,然后在这个图形上点击右键,选取“设置自选图形格式”,在“填充颜色”中点击下拉箭头,选取“填充效果”,并选中“图片”选项卡,在“选择图片”按钮上点击。然后在硬盘文件夹中选取喜欢的任何图片,点击确定后图片的外形即为该自选图形。

  33、编辑线段顶点

  如果是用线条工具生成的图形可以编辑顶点。方法是选定该线条,点击鼠标右键,选择“编辑顶点”,再需要改变的地方点击鼠标右键,选择“添加顶点”,

  选中该点,点击鼠标右键选择“平滑顶点”等自己需要的方式,拖动鼠标到自己需要的图形。按下ctrl单击顶点则可以删除该顶点。

  34、开关网格线

  在Excel中,要去掉网格线,在“工具—自定义—命令”类别中找到“窗体”,在右边找到“网格线开关”(Excel中是“切换网格”),把它拖到工具条上,关闭对话框,以后在需要去掉网格线时,单击一下,想恢复,再单击一下。

  35、在Word中快速改变行距

  全选你想要改变行距的文本段落,按ctrl+1键,可将该段落设置为单倍行距;按按ctrl+2键,可将该段落设置为双倍行距;按ctrl+3键,可将该段落设置为1.5倍行距。

  36、在Word中快速选取段落

  将光标放在需选取的段落中的某行的左边空白处,单击左键一次,选取该行,单击左键二次,选取该段落,单击左键三次,选取全文。

  37、在Excel中实现自动换行

  选择菜单栏中的“格式—单元格—对齐”,接着选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框即可(打勾)。如果单元格中还要将文字分段,按Alt+Enter键来实现硬回车换行操作。

  38、汉字输入法的若干诀窍

  固定使用某一种汉字输入法的人,希望一打开电脑就有这种输入法在伺候。要实现这一点,只需要打开“控制面板”中的“键盘”,调出“语言”页,在“语言”栏中选中你需要的汉字输入法,然后点击“设成默认值”和“确定”按钮,最后重新开机即可。

  使用Ctrl+Shift组合键可以在英文和所有汉字输入法中进行循环切换。为了得到我们需要的汉字输入法,往往要连按几下Ctrl+Shift,显得很不方便。其实我们可以将经常使用的汉字输入法定义成热键,需要时按一下即可。比如,欲将“王码五笔输入法86版”定义成Ctrl+Shift+8,可以打开“控制面板”中的“输入法”,调出“热键”页,在“项目”中找到“切换到王码五笔输入法86版”,然后在“组合键”中选中“Ctrl”、“左键”、“右键”,在“基本键”中选8,最后按“确定”即可。

  39、用Word2000对称页边距进行双面打印

  工作中为了节省打印纸,经常使用Word双面打印文档,但打印出的文稿正面和背面的页边距很难左右对齐。对策:首先,选择“文件/页面设置/页边距”选项卡,选中“对称页边距”复选框,清除“拼页”复选框,在“内侧”和“外侧”框中,输入对称页边距值,比如都为3.17厘米。然后,插入页码。最后,先打印奇数页再打印偶数页。

  40、Excel玩“转置”

  对于Excel工作表中的数据,有时需要将其进行行列转换,即将原来的列变为行,原来的行变为列。方法:选中要进行操作的单元格,点“复制”,然后确定需要“转置”操作的目标位置,单击菜单中的“编辑/选择性粘贴”,然后勾选“转置”,点“确定”即可。

  41、Excel轻松排序

  当我们需要将Excel工作表中的人事数据按照人员职务的大小或者职称的高低进行排序时,单击“数据/排序/选项”,在“自定义序列”中点击添加,然后按照助教、讲师、副教授、教授的顺序输入就OK了。

  42、Word中实现表格标题重复

  有时表格的标题是非常难做的,并且好多页数据都使用同一个标题,在Word中,选中需要重复的表格行,然后执行“表格/标题行重复”,以后每输入完一页数据,下页就会自动出现该标题行。

  43、Excel中实现表格标题分页打印

  在Excel中,选择“文件/页面设置/工作表/打印标题/顶端标题行”,在其中输入顶端标题行所在位置,例如:前三行是该表格的需要每页重复的标题,则输入$1:$3或者A1:A3,则预览和打印时,每页将会显示和打印出标题。如果你还需要打印行号和列标,可以勾选“行号列标”。

  45、Word读书消除疲劳小技巧

  在Word中打开需要阅读的文档,白纸黑字在屏幕上显示好象对眼睛不太好,那就依次选择“工具/选项/常规”,在“常规选项”中将“蓝底白字”选上,这种方式就可消除一些眼睛的疲劳;另外为了便于阅读,再单击“视图”菜单中的“网格线”,屏幕上就出会出现稿纸般的横线。

  46、给含公式的单元格点颜色看看

  选择“编辑/定位”,打开“定位条件”选中“公式”,按“确定”退出,这样所有含公式的单元格就被选中,在工具栏上选择背景或字体颜色即可。

  47、行首列尾随点随到

  在Excel中,当一个单元格成为活动单元格时,四周为粗线框,把鼠标指向上边框,然后双击鼠标左键,活动单元格快速定位到该行的行首,同理行首列尾随点随到。                               

  48、表格一次删个光

  在Word中编辑表格时,选中要删除的部分,按下“Delete”键,删除的是其中的文本内容,表格部分还存在;按下“BACKSPACE”键,则删除的是选中的全部,包括单元格、表格行或是整个表格。

  49、Word文档快速查找

  在文档中,当需要查找文档内容时,常常是用“编辑”菜单中的“查找”命令,其实可以用另外一种更简便的方法:在垂直滚动条的下方,有一小圆点按钮(“选择浏览对象”  ),单击则可以选择按对象进行浏览。

  50、几秒钟自动生成目录

  将大标题设为标题2,将小标题设为标题3,打开“插入”菜单,选择“索引和目录”,点选“目录”标签,在“显示页码”与“页码右对齐”前面打上“√”,“制表符前导符”选择为点,“格式”选用默认的“来自模板”,“显示级别”设为  “2”,按下“选项”按钮,弹出一个“目录选项”窗口,在“标题2”与“标题3”之后分别输入“1”和“2”,这时“标题2”与“标题3”前方出现符号  “√”,与此同时,将其标题后面的数字删除掉,按两次“确定”,目录生成了!

  51、在Word中快速输入化学方程式

  化学方程式的一大特点就是包含大量的脚码,这一特点使得在Word中编辑化学议程式成了一件极痛苦的事情:极为频繁地对单个数字进行“下标”格式设定,即使使用“格式刷”工具也难以化繁为简。方法:首先在Word中输入方式程式的文本,不用进行任何格式设定,但是要在不是脚码的数字前加上一个不常用的符号,如:“$2F2+$2NaOH===$2NaF+OF2+H2O”。要注意的是:应在每个不是脚标的数字前都加上不常用符号,如22应输入为“$2$2”;然后在所有方程式文本全部输入完成之后,打开“编辑”菜单下的“替换”功能的“高级”选项卡,在“查找内容”中选择“特殊字符”中的“任意数字”,在“替换为”中把“格式”中的“字体”选项卡中的“下标”选中,然后按下“全部替换”,你就会发现所有数字均被设置了“下标”格式。高兴之余,你一定发现那些不希望被设置为下标的数字也无一幸免的成了“脚标”。别着急,还记得前边输入的“不常用字符”吗?再次打开“替换”,还是在“查找内容”选择“任意数字”。然后在“任意数字”的通配符“^#”前边加上你刚才输入的那个“不常用字符”,并在“替换为”中把“字体”选项卡中的“下标”选空,最后按下“全部替换”。这样所有本不应为“脚标”的数字就恢复了原貌,最后再用一次“替换”,在“查找内容”中输入那个“不常用字符”,在“替换为”中不填任何内容,并按下“不限定格式”,最后按下“全部替换”,所有“不常用字符”就完全消失了。

  对于数学上的一些复杂的公式,可以使用Word的“公式编辑器”组件来进行编辑。一般来说,“公式编辑器”默认没有安装,我们可以点击“插入—对象”菜单,在“新建—对象类型”搜索栏中,找到“Microsoft  公式3.0”,点击“确定”安装即可。

  51、Word的两种水印

  一是文字水印:单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令,可以插入不同颜色、样式、大小、方向和字体的水印。还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。二是图片水印:单击“插入—图片”,视图片的来源选“剪贴画”或“来自文件”,选定图片后向文档中插入图片,在图片插入处单击鼠标左键,出现“图片工具栏”,在“文字绕排”选“衬于文字下方”,“图像控制”选“水印”,此外还可以对图片亮度、对比度、尺寸等进行设置。

  52、Word中画直线及精确调整图形的技巧

  如果想画水平、垂直或30、45、75度的角的直线,则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,合适后松开Shift键。

  按住Shift+矩形,拖动鼠标,可以画出一个正方形。

  另外,按下Ctrl+方向键可以实现图形的微调;按下Alt+线段的一段,也可以实现对线段长短或者位置的微调;

  53、在Word文本框间创建“文字流”

  所谓“文字流”,就是输入文字在文本框链中的流动过程,而文本框链是在Word中用动态链功能将各个文本框链接起来形成的。当录入或拷贝的文字内容超过一个文本框的容量时,其它内容就会依次自动“流”向该链的下一个文本框,这对于那些经常从事长文本编辑或多页排版的朋友将十分有用。方法:首先用鼠标单击“插入/菜单/文本框/横排或竖排”,用鼠标在工作区的合适位置拖出第一个文本框,其大小可根据用途而定,同理可以拖出第二、第三……个文本框;然后用鼠标选中第一个文本框,在弹出的“文本框”工具条上单击“创建文本框链接”,在第二个文本框上单击左键,两个文本框就链接上了。要想让多个文本框都连成一串均可如法炮制。此时,在这些文本框中不管是用键盘直接输入还是将文本复制,当第一个文本框装满时,文字会自动“流”到第二个文本框中;当第二个文本框又不够时,再“流”到第三个文本框中。

  54、迅速得出Word表格的行列数

  有时在Word中画了一个行列数很多的表格,过一段时间想知道它的总行数或总列数又忘记了,不用一行行数,点击“编号”按钮立刻得出。

  55、我用Word来拆字

  首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”,按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”,例如输入空心字“心”,选择该“心”字剪切,在选择性粘贴中选图片(Windows图元文件),选中该字,点击工具栏中的“分解图片”按钮,这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。

  56、批量写贺卡和信封

  打开Word,首先设置纸张大小,选择“文件/页面设置/自定义”,将贺卡或信封的尺寸输入;然后利用绘图中的“文本框”和“直线”准确的定义好邮政编码框以及收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等的位置;再次把收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等情况输入Excel表格中,注意其中的邮编可以利用公式MID(F2,1,1)提取,其中的“MID”是数字提取函数,其中的“F2”是邮编所在的单元格,其中的“1”是指邮编数字左数第1位,再其中的“1”是指提取1个数字;最后在Word中选择“工具/邮件合并”,按照提示插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等一一对应,调节好字体、长度及位置。

  57、Word中巧输星期

  进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”栏内选择“一,二,三”,然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。

  58、输入带圈字符

  选择要输入带圈字符的文字或数字,点击“格式/中文版式/带圈字符”。

  59、过滤网页内容

  我们在粘贴网页时,有时只想保存文字而不想保存图片,可以在“编辑/选择性粘贴”中选定“无格式文本”。

  60、快速转换大写金额

  在Word中输入12345,然后点击“插入/数字”命令,在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”。

  61、去掉自动编号功能

  点击“工具/自动更正选项”,打开“自动更正”对话框,进入“键入时自动套用格式”选项卡,打到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。

  62、去除绘图时出现的画布

  在Word2002中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,去掉它的方法是:点击“工具—选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。

  63、巧用“格式刷”

  如果需要将某甲段落格式运用到乙段落,可以选中甲段落,点击格式刷在乙段落刷一下,如果还要刷到丙段落或者更多段落,可以双击格式刷连续刷。

  64、部分加粗表格线

  在Word中需要加粗某一条或几条表格线时,可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮,然后在“表格和边框”窗口中选定“线型”与“线宽”,再点击“绘制表格”按钮,最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。

  65、隐藏累赘的文字

  笔者单位的财务分析报告有固定的格式,不过有些内容平时不需要打印出来,每次打印都要手工删除,很是麻烦。其实利用隐藏文字功能即可轻松解决。在Word中选择要隐藏的文本,点击“格式/字体”,进入“字体”选项卡,勾选“隐藏文字”  复选框,这时刚才选中的文字会消失或者出现点式下划线(选中隐藏的文字部分,按工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮即可以这两种显示效果之间切换)。

  66、长文档前后比照有妙招

  当编辑长篇文档时,通常都需要比照前后的内容,用鼠标拖动或键盘翻页都不太方便,单击“窗口/拆分”,然后在窗口中部点击鼠标,就可以将窗口一分为二,上下窗口打开的都是同一篇文档,可以单独操作,比照文档的前后部分就方便多了。双击窗口中间的分割栏即可取消拆分。

  67、让标尺自动出现

  为了增大Word的文档编辑区,我们可以取消“视图”菜单“标尺”项前的钩,使得在页面上不显示“标尺”工具条,不过偶尔需要用标尺来检查排版位置的时候可以将鼠标指向编辑区的上(左)边框处,停留一会儿,水平(垂直)标尺就会显示出来;鼠标一离开,标尺就会自动隐藏,非常方便。

  68、轻松设置特大特小字

  在Word中,文档字号的默认设置只能在最大72磅、最小5磅之间进行。如果输入内容的字号要超出这个磅值范围,请先选中要修饰的文本,直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值,字体大小的磅值范围为1~1638之间,还有一个更方便的办法就是反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体shift逐渐增大或使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小。

  69、巧调Word字符间距

  Word中的汉字、英文字母、数字之间一般都存在一小段间隔,这个间隔有一个空格大小,看起来很不协调,如果我们不需要这段间隔,可以按“Ctrl+A”  组合键选定全部文档,选择“格式/段落/中文版式”,取消其中的“字符间距”设置框下面的“自动调整中文与西文的间距”和“自动调整中文与数字的间距”选项。

  点击“格式/字体”中的“字符间距”,在“标准”、“加宽”、“紧缩”中缩入需要的磅值即可。

  选中需要调节行间距的段落,点击“格式/段落/缩进和间距”中的行距,在其中选固定值,在设置值中输入合适的数字可以精确调整行间距。

  70、按“Alt+Shift+P”组合键自动插入页码

  按“Alt+Shift+P”组合键可以在页面的任何位置插入本页页码,如果哪一页没插入,则不显示页码,当页数发生变化时,可以按“Ctrl+A”选择全文,点击鼠标右键,选择更新域,显示的页码便全部自动更新,不需要人为逐个更新。

  71、A4两页内容妙“嫁”A3页

  在Word中,将两页A4内容一次性打印到一面A3纸张上,一般都是采取分栏的办法处理。其实利用Word拼页设置即可解决。打开Word,点击“文件”,进入“页面设置”,选择“纸型”中的A3纸张,纸张方向选定横向,选择“页边距”中的“拼页”,输入文字,打印即可。

  72、巧用“单色打印”

  如果将应用了彩色格式的Excel工作表通过黑白打印机打印,会发现效果欠佳。原来,在黑白打印机上,Excel是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢?点选“文件/页面设置/工作表”,勾选“单色打印”复选框。

  73、巧妙计算公式中的部分值

  在使用Excel计算数据的过程中,经常会使用一些比较复杂的公式,比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”,如果需要计算公式中的部分结果,可以单击公式所在的单元格,然后在编辑栏中,选中公式中的某个部分,比如“D9/E9*E10”,按下“F9”键即可显示部分公式计算结果  “2733”,需要退出时,按下“Ctrl+Z”键即可回到原来的公式状态。                               


  74、快速选定“空白”和“数据”单元格

  打开Excel,选择“编辑/定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮,选择“定位条件”中的“空值”,是理选择“常量”,这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了。

  75、让字符站起来

  在Word文档中,如果有竖排文字,其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺”着的,如何让它们站起来呢?选中字符,然后打开“格式/中文版式”,单击“纵横混排”,选中“适应行宽”,单击“确定”按钮,现在,选中的字符就站起来了。

  76、只给文字加下划线

  在Word文档中,有一段带着空格键的文本,现在你只想给该段文本中的文字加上下划线,而忽略其中的空格,此时,请选中该段文本,然后按下“Ctrl+Shift+W”键就OK了。

  77、Excel中消除0值

  在Excel中当单元格计算结果为0时,默认会显示0,这看起来显示有点碍眼。如果你也和我一样希望单元格为0时显示为空白,那么你可以试试下面的方法。打开“工具/选项/视图”,取消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部是空白。

  78、快速输入间隔号

  在Word中输入国外人名时,常常需要输入人名间隔号“·”,只要按下“Shift+@”

  即可。

  79、巧用特殊符号绘制分隔线

  连续输入3个以上的“*”、“=”、“~”、“_”、“#”、“-”等回车就会出现不同式样的分隔线,你试试!

  80、用“Alt+Enter”快速重输

  在用Word编辑文稿时,常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又要重复输入。此时用复制方法当然可行,但不够快捷,其实,此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键,那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍,若再按会再重复。

  81、文字旋转轻松做

  在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向,但我发现如果要将文字逆时针旋转90度的话,还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”或“@黑体”就可使这些文字逆时针旋转90度了。

  82、用分节符设置混合版面

  有一个Word文档,只想对其中的一页文本竖排设置,其余则保持原有格式,如果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令,结果是整个文档都被竖排了。这时我们可以利用加入“分节符”来达到目的。将光标移到这页文字的开头,执行“插入”菜单下的“分隔符”命令,在弹出窗口中选“分节符类型”  下的“下一页”或“连续”,用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符,最后选择这页文字(结尾的分节符不能选入)改为竖排即可。

  83、Excel中插入连续空白行

  如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入,如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。

  84、Excel快速输入大写中文数字

  将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。右击该单元格,点击“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡,再从“分类”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮,这时用户输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。

  85、多个工作表的页眉和页脚同时设置

  我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐,如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。具体做法是:把鼠标移到工作表的名称处,然后点击右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设置是针对全部工作表了。

  86、判断成绩等级和统计各分数段人数

  在H5:H24中输入从50至100的不同数字,单击I5单元格,输入公式=IF(H5&gt;=85,"优",IF(H5<60,"不及格",IF(H5>=70,"良",IF(H5<70,"及格"))))”,这个公式中用到IF()函数的嵌套功能,第一层IF()函数将大于85分的学生定义为“优”;第二层IF()函数将小于60分的学生定义为“不及格”;第三层IF()函数中写的是大于等于70分的学生定义为“良”,但是要注意到这是一个嵌套函数,前面已经将小于85定义过,因此这层函数的意思为将大于等于70分小于85分定义为“良”,同样的道理,第四层IF()函数定义的是及格的范围。

  在C28单元格中输入“考试人数”文字,然后单击D28单元格,输入公式“=count(D5:D24)”,按Enter键,统计考试人数。

  选中D28单元格,拖曳填充柄到F28单元格。

  在I29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“优”)”,统计总评为优的学生成绩;在C29单元格中输入公式  “=countif(I5:I24,“>=85”)”,统计大于85分的学生人数;在D29单元格中输入公式  “=countif(I5:I24,“>=70”)-D29”,这个公式是将大于70分的学生人数统计出来,减去大于等于85分的学生,从而得到成绩在70到85之间的人数。

  87、快速访问经常使用的文档

  在Word中最近用过的文档会出现在“文件”菜单中,不过它只保存在最后的四个,其实我们可以使用“工作”来随心所欲地定制需要经常打开的文档。

  首先,需要将“工作”菜单添加到菜单栏或工具栏中:在“工具”菜单中,点击“自定义”,然后点击“命令”选项卡,在“类别”方框中,点击“内置菜单”,点击“命令”方框中的“工作”,把它拖动到菜单栏或工具栏中。

  以后,如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中,只要点击“工作”菜单,选择“添加到‘工作’菜单”命令即可,如果要在“工作”菜单中删除一个文档,可以按CTRL+ALT+-(破折号键),此时指针将变成为粗体下划线,在“工作”菜单中,点击希望删除的文档就可以了。

  88、打造整齐的Word公式

  使用Word的公式编辑器创建公式后,你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:双击该公式使之进入编辑状态,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调,重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。

  89、快速精确调整表格宽度

  在一篇Word文档中,绘制一表格,为了调整单元格宽度,可将鼠标移至单元格缝隙处按左键,当双向光标出现时则可调节单元格宽度,但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐,这时可同时按下右键,则可方便的进行精确的调整啦!(记住位置对好后,应先松鼠标左键,再松右键);当然也可按下Alt+鼠标左键进行精确调整,不过也应先松鼠标左键,再松Alt键。

  90、改变文本框的形状

  可以插入一个自选图形,右键单击选择“添加文字”,则此时这个自选图形就像一个文本框一样,不仅可以输入文字,还可以和其它文本框连接。

  91、禁止Word中图形随段落移动

  选中文档中需要禁止移动的图片,用鼠标右键单击它打开快捷菜单,选择“设置图片格式”命令,再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮,打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。

  92、三种好学有用的Excel函数应用

  1)随机编排考号:学校在组织考试时,常需要将学号(报名号)顺序打乱,并随机编排考号,使用随机函数(RAND)即可实现。方法:先在B列和C列输入学号及考生姓名,然后再在D2单元格内输入公式“=rand()”并向下填充,这样在D列的每个单元格就产生了一个  0~1之间的随机数;然后将光标放入D列,点击工具栏上的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮,都将重新随机排列一次;最后在A2单元格输入第一个考号,并按序列向下填充,再将D列删除或数据清空即可。

  2)消除计算误差

  在用Excel为学校编制工资表时,在E3单元格中输入公式“=(C3+D3)*3%”并向下填充,则在E7中的合计结果“125.04”却与实际结果“125.05”不符,究其原因,原来是单元格中的显示值与存放值不一致造成的,例如E4单元格显示的值是  “32.06”,而实际存放的值是“32.55”,计算时采用的是存放值而非显示值,所以造成计算误差。要解决上面的问题,只要利用四舍五入函数  (ROUND)将E3单元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%,2)”并向下填充即可。

  3)为考试成绩排名

  在统计学生成绩时,一般要对总分进行排名,只要利用排序函数(RANK)在G2单元格输入公式“=rank(F2,$F$2:$F$6,0)即可。

  93、接受公式标志,简化公式输入

  常见的公式都是“C2=A2+B2”等等模式,一般人看了不能立即理解,能否把公式写成“合计=工资+资金”?方法:把表格的第一行设置成字段名称,然后在“工具/选项/重新计算”中选定“接受公式标志”,输入上述公式即可。

  94、字体大小任我调

  在Word中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放:选中要调整的文字后,按下“Ctrl+]”可逐渐放大文字,而按下“Ctrl+[”可逐渐缩小文字;快速缩放:选中要调整的文字后,按下“Ctrl+Shift+>”可快速放大文字,而按下  “Ctrl+Shift+<”可快速缩小文字;任意缩放:选中要调整的文字后,在字号栏内直接输入文字大小即可。

  95、复制Word格式又一法

  复制文字和段落的格式都可以使用格式刷,但当段落较大时,这种方法就不太方便,还有一种方法:选中源段落,按Ctrl+Shift+C复制格式,然后选择目标段落,按Ctrl+Shift+V粘贴格式。
  96、大文档的页码编排
  在使用Word制作一个综合性的大文档时,经常会遇到页码编排问题,若文件有封面、目录、正文时,如何使封面没有页码,目录和正文又各有独立的页码呢?
  有人把文件分成若干个文件来做,这固然可以解决问题,但不方便编辑和管理,实际上只要在封面、目录和正文之间插入分节符后再插入页码即可,方法是:“插入/分隔符/分节符/下一页”,不同的节可以有不同的页码编排。
  97、制作图章:1)单击“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮,按住shift键,在页而上拖出一个圆形至需要的大小;2)右键单击圆形,在右键菜单中选择“设置自选图形格式”——“颜色和线条”标签,在“填充”区域中将“颜色”设为“无填充颜色”,在“线条”中,颜色设为红色,线型设为实线,粗细设为3磅;3)单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮,打开“艺术字库”对话框,插入第一排右数第四个的艺术字形状(因为制作图章需要的是实心并且不带有阴影的文字);4)在“编辑‘艺术字’文字”对话框中,输入图章所要表示的公司名称,单击“确定”按钮可插入艺术字;5)右键单击艺术字,在右键菜单中选择“设置自选图形格式”,在“颜色与线条”选项卡的“填充”区域中,将“颜色”和“线条”都设为红色,这时艺术字默认版式为“嵌入型”,不便于调整和组合,在“版式”选项卡中把它设为“浮于文字上方”,这样就可任意调整它的位置和形状了;6)单击艺术字,显示“艺术字”工具栏,再单击“艺术字”工具栏上的“艺术字形状”按钮,从形状列表中选择“细上弯弧”;7)拖动艺术字某一角上的圆形手柄,把它调整为圆弧形,再拖动艺术字左边的黄色菱形手柄,调整好艺术字环绕的弧度。如果文字有些拥挤,可以单击“艺术字”工具栏“艺术字字符间距”按钮,选择“稀疏”,这样文字就可分得稍微开一些。调整合适后,将艺术字拖到圆形上方适当的位置;8)单击“绘图”工具栏上的“自选图形>星与旗帜”命令,选择“五角星”按钮,拖动鼠标,在屏幕上绘制出适当大小的五角星形,然后将五角星移至图章的中心位置;9)按住键盘上的Shift键,依次单击选中圆形、艺术字及五角星形后,鼠标右键单击,从弹出的菜单中选择“组合>组合”命令;10)至此,图章的制作过程就完成了,选中组合后的图像,将它复制至文章的落款位置,为了使效果更接近真实,还可以旋转到一定的角度。
  98、手动调节页眉的页边距:1)单击“视图>标尺”,在屏幕上可显示“标尺”;2)将鼠标放在页眉对应的垂直标尺位置,当指针变为双向箭头时,向下拖曳鼠标,下移页眉区域;3)在页眉中插入图片,单击“格式>背景>水印”,点选“图片水印”,勾选“冲蚀”复选框,图片将会显示水印效果。
  99、创建为带提示域的模板:1)先创建模板中的所有内容;2)选中占位符,然后单击菜单中的“插入>域”命令;3)打开域对话框;4)在“域”对话框中的最左侧的“请选择域”区域中“类别”下拉列表中,选择“文档自动化”,在“域名”列表框中选择“MacroButton”,在中间的“域属性”区域的“显示文字”文本框中输入要显示的文字,这里请输入“请在此输入信函的副标题”文字,在“宏名”列表中选择“DoFiledClick”,最后单击“确定”按钮;4)返回到文档中,您会发现选中的位置显示了“请在此输入信函的副标题”文字,并带有灰色的底纹,如果没有灰色的底纹,请单击“工具>选项”命令,在“选项”对话框中单击“视图”选项卡标签,打开“显示”区域的“域底纹”下拉列表,可以设置是否显示底纹;5)如果选择“始终显示”选项,则无论是否选中域,提示文字均会显示底纹效果;6)用同样的方法设置其它提示域区域;7)单击“文件>另存为”命令,系统会直接打开“另存为”对话框,此时默认的文件类型正好是“文档模板”,而且会自动定位至系统默认的保存用户模板的目录下,在“文件名”文本框中输入“带提示域的邀请函”,然后单击“保存”按钮;8)再次单击“文件>新建”命令,在打开的“新建文档”任务窗格中单击“本机上的模板”,打开“模板”对话框,在“常用”选项卡中选择“带提示域的邀请函”,在“新建”区域中选择“文档”选项按钮,单击“确定”按钮;9)利用“带提示域的邀请函”生成的文档,有了这些提示信息,无论是谁都能轻而易举地根据模板来创建自己的文档。
  100、电脑节促销宣传海报:1)执行菜单栏上的“插入>文本框”命令,或者单击“绘图”工具栏上的“文本框”命令按钮,利用文本框创建海报框架;2)单击“格式>背景>填充效果”命令,在接着打开的“填充效果”对话框中单击“纹理”选项卡标签,从“纹理”列表框中选择“蓝色面巾纸”,最后,单击“确定”按钮;3)单击“绘图”工具栏上的“自选图形>基本形状>圆角矩形”命令,在文档的上方绘制一圆角矩形,然后设置该圆角矩形填充色为“酸橙色”,线条为“浅橙色”,线型为3磅;4)单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”命令按钮,打开“艺术字库”对话框,在“请选择一种‘艺术字’样式”列表中选择第三排最后一个的样式后,单击“确定”按钮;5)接着,系统弹出“编辑‘艺术字’文字”对话框,在“文字”文本框中输入“到‘三味书屋’配电脑了!”,输入完毕后,单击“确定”按钮;6)此时,需要注意的是,如果自选图形的版式设置不正确的话,很难调整它们之间的位置,所以请右键单击圆角矩形,从弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令,在“设置自选图形格式”对话框中单击“版式”选项卡标签,选择“衬于文字下方”环绕方式;7)拖动艺术字到自选图形的上方,艺术字的四周会出现小方块的控点,同时屏幕上还将显示“艺术字”工具栏,如果您此时对艺术字的样式或者颜色等不满意,还可以通过该工具栏上的相应命令对其进行调整;8)单击“插入>文本框>横排”命令,在标题的右侧下插入一个横式文本框,然后在其中添加文字,也就是本次电脑促销节促销活动的具体内容,并且将文本框设置为无填充色;9)单击“绘图”工具栏上的“自选图形>星与旗帜>爆炸形1”命令;10)拖曳鼠标在屏幕上的适当位置绘制出选定的图形,并将图形填充为“黄色”,在该图形中添加文字“促销”,设置字体格式为“华文琥珀”、字号“小一”;11)单击选中插入的星形,单击“绘图”工具栏上的“阴影样式”按钮,打开下拉菜单,并在其中选择“阴影样式16”;12)单击“绘图”工具栏上的“矩形”按钮,绘制矩形,并将该矩形的填充颜色设置为“浅橙色”,这框颜色设置为“黑色”;然后为该矩形添加文字,矩形中的文字格式为“华文行楷”、“一号”;13)单击“插入>文本框>横排”命令,在文档的空白处插入相关文字,同样也将文本框设置为透明效果;14)单击选中该文本框,单击“常用”工具栏上的“更改文字方向”按钮,将文本框中的文本方向设置为竖式;15)用同样的方法,在文档中插入文本框的图片,同样重要的一点是,在图文并茂的编排方式中,为了灵活调整移位对象,请不要将对象的环绕方向设置为“嵌入型”;16)该文档最终效果如下。
  101、为折页添加自动页码:1)在新建的文档中,单击“格式>分栏”,在弹出的分栏框中选择三栏,并将“栏宽相等”前的勾去除,分别输入三栏的列宽尺寸;2)输入相应的文档后,开始添加每栏的页码;3)单击“插入>页码”命令,打开“页码”对话框,在“对齐方式”列表中选择“居中”,选择“首页显示页码”复选框后,单击“确定”按钮;4)选定插入的页码,此时,可自动切换至“页眉和页脚”视图,同时,屏幕上会自动显示“页眉和页脚”工具栏;5)保持当前视图为“页眉和页脚”视图,然后单击“插入>书签”菜单命令,在“书签”对话框中的“书签名”文本框中输入名称“PAGENUM”,它可是是合法的任意字符,然后单击“添加”命令按钮;6)返回到“页眉和页脚”视图中,单击“插入>域”命令;7)系统将打开“域”对话框,在“域名”列表中选择“=(Formula)”,然后单击右侧的“域属性”区域中的“公式”按钮;8)接着在打开的“公式”对话框中的“公式”下的文本框中输入公式“=3*PAGENUM-  (3-1)  ”,然后单击“确定”按钮,返回文档的“页眉和页脚”视图中,系统将自动计算所得的结果,值“1”会插入到页脚区域中;8)键入空格将光标指针移到页面中第二栏内容的下方,再次单击“插入>域”命令,然后在“域”对话框中单击“公式”按钮,在“公式”对话框中输入公式:“=3*PAGENUM-  (3-2) ”;9)重复上一步操作过程,为第三栏页码输入“=3*PAGENUM- (3-3)  ”;10)至此,将一个Word页面中的三个折页页码都添加完毕了,这里需要注意的是,Word本来的页码此时也显示在屏幕上,但是绝对不能将其删除,只能将其的颜色设置为白色。
  102、信息检索服务功能(中英文互译):1)单击“工具>信息检索”命令;2)接着屏幕的右侧会显示“信息检索”任务窗格;3)在“搜索”的文本框中输入需要检索的内容,例如这里输入“贺”或者“祝贺”,然后单击“开始搜索”按钮(在搜索框边绿色的有向左白箭头的按钮),系统将开始搜索所有关于“祝贺”的资料;4)单击“信息检索”任务窗格中的“翻译选项”命令,在该对话框中,列出了系统当前“双语词典”可用的语言对译,以及“机器翻译”的相关设置;5)除了翻译单词外,还可以翻译句子,例如在“搜索”文本框中输入“祝贺广告公司开业大吉”,然后单击“开始搜索”按钮,翻译结果对应的英文就出来了。
  103、利用数据表单输入:如果有一个作为列表使用的大型表格,例如通讯录或电话目录,使用数据表单输入或编辑信息要方便得多。但是前提必须是将表格作为列表使用,也就是表格中必须要包含列标题,否则Word会自动将第一行作为列标题,而且列标题不不能含有合并的单元格,表格中的每一行作为一个记录出现,第一列的标题为记录中的域,利用数据表单输入表格内容的具体操作步骤如下:1)单击表格选定控点;2)鼠标右键在菜单栏上的空白区域单击,会弹出快捷菜单,从菜单中选择“数据库”命令,接着,屏幕上会显示“数据库”工具栏;3)单击“数据库”工具栏上的“数据窗体”按钮打开“数据窗体”对话框,表格中的每一个列标题均被自动添加到了“数据窗体”中,并且显示为标签样式,由于此时表格中并没有数据,所以反映到该数据窗体中也就没有记录;4)依次输入生产日期、领料人、产品名称、规格型号等内容,输入完毕后,单击“关闭”按钮;5)返回文档中,你会发现刚刚在“数据窗体”对话框中的内容全部自动填入到表格中了。
  104、Word表格的复制与粘贴:1)单击选择需要复制的单元格区域;2)要把复制的对象加入到某一表格内部,可以先将插入点置于插入位置的下一行,单击右键,选择快捷键菜单中的“粘贴行”命令。如果粘贴的位置正好是被复制行之后,可以选中被复制的内容,直接右键单击,从弹出的菜单中选择“粘贴行”命令;3)将插入点置于表格下面的一行,单击右键,选择“通过追加表粘贴”命令,复制的表格将以和上表等列宽的方式追加在下面,通常,采用这种方式粘贴的表格框线格式都会丢失;4)如果仅需要粘贴某个单元格的内容,可以首先选择该单元格,单击“复制”命令,然后再单击选项中目标单元格,右键单击,从弹出的菜单中选择“粘贴单元格”;5)还有一种粘贴方式,就是在快捷菜单中选择“粘贴为嵌套表格”命令。
  105、设置表格中的数值按小数点对齐:1)单击选中需要进行对齐设置的单元格;2)单击菜单栏上的“格式>制表位”命令;3)接着将打开“制表位”对话框,在“制表位位置”文本框中输入值,可激活“设置”命令按钮,否则“设置”按钮显示为灰色。在“对齐方式”区域中选择“小数点对齐”选项按钮,设置“前导符”为“无”,最后单击“设置”按钮;4)系统将我们添加的制表位位置“4字符”添加到“制表位位置”列表中,单击“确定”按钮,将该制表符添加到文档中;5)此时,在水平标尺对应的位置,您会看到插入了“小数点对齐式制表符”;6)在表格中输入数据,该列表中的所有数据会自动按小数点对齐;7)这里需要特别注意的是,对于需要设置“按小数点对齐”的单元格,其对齐方式必须设置为“左对齐”,否则无效。
  106、计算合计和平均值:1)打开需要进行计算的表格;2)单击菜单栏上的“表格>公式”命令;3)接着,系统会打开“公式”对话框。在“公式”文本框中输入“=SUM(LEFT)”,在“数字格式”下拉列表选择“#,##0”格式;4)单击“确定”按钮,返回文档中,单元格中已经显示出了计算结果,由于系统设置了显示域底纹,所以计算结果带有灰色底纹;5)除了利用“公式”对话框进行计算,还可以直接在目标单元格中插入域代码,将光标插入点移到单元格F3中,按下快捷键Ctrl+F9,在单元格中插入一对花括号,然后在花括号中输入“=sum  (left)  #“#,##0””;6)然后鼠标右键单击,从弹出的菜单中选择“更新域”命令,或者直接按下快捷键F9来显示域的计算结果;7)例如平均值公式用“=AVERAGE(B2:E2)”计算即可。
  107、安装公式编辑器:1)退出所有正在运行的程序,执行“开始”菜单栏上的“设置>控制面板”命令,双击“添加或删除程序”;2)从“当前安装的程序”列表中选择Microsoft  Office Professional Edition 2003,单击“更改”命令按钮;3)此时,系统打开Microsoft Office  2003安装向导;4)在如图所示的对话框中,选中“添加或删除功能”选项按钮,此时Office2003安装光盘放入光驱中,然后单击“下一步”按钮;5)在弹出的对话框中,单击选择“选择应用程序的高级自定义”复选框,然后单击“下一步”命令按钮;6)在对话框中,展开“Office工具”菜单项,单击“公式编辑器”旁边的下拉箭头,从下拉列表中选择“从本机运行”;7)在弹出的对话框中,单击“更新”命令按钮,此时系统将开始更新Office,并显示当前安装进度;8)安装完毕后,系统会自动弹出窗口,单击“确定”按钮完成Office的更新过程。
  108、自动生成目录页:1)打开一篇按照大纲编辑的文档,或者将文档的标题改成大纲级别的也可;2)单击“插入>引用>索引和目录”命令;3)在打开的对话框中单击“目录”选项卡标签,切换到“目录”选项卡下,单击选择“显示页码”和“页码右对齐”复选框,单击“制表前导符”下拉箭头可以打开多种前导符样式的下拉列表,这里请选择小圆点样式的前导符。在“常规”区域的“格式”下拉列表中选择“来自模板”,将“显示级别”设置为“3”,在“Web浏览”列表的下方,请取消选择“使用超链接而不使用页码”复选框,然后单击“选项”按钮;4)接着,系统会打开“目录选项”对话框,选择“样式”复选框,在“有效样式”列表对应的“目录级别”中,分别将“标题1”、  “标题2”、  “标题3”的目录级别设置为“1”、“2”、“3”级,并选择“大纲级别”复选框,然后单击“确定”按钮。如果文档中还有4级标题甚至更多,而且希望在目录中也显示出来,那么在上一步中的“目录级别”中设置“标题4”为4级目录就可以了;5)在“目录”选项卡中单击“修改”按钮,打开“样式”对话框,在其中的“样式”列表中可以选择不同的目录样式,对于每种样式中包含的格式在“样式”对话框底部都有详细的说明,并且在“预览”区域还可以看到每种样式的预览效果。通常,系统默认的目录样式是“目录1”,它采用的字体格式是“宋体”、“小四”、“加粗”;6)如果您对系统的内建目录样式都不太满意,可以选中某个样式并以此为基础做出修改;7)修改好了以后,依次返回“索引和目录”对话框,如果没有别的问题了,单击“确定”按钮插入自动目录;8)插入的目录自动应用“超链接”格式,点击目录进入相应的页面。
  109、插图自动编号和交叉引用题注:在编辑长文档时,经常会遇到插入很多图片的情况。插入图片后,随之而来的就是插入图片的编号,在Word中,针对图片、表格、公式一类的对象,为它们建立的带有编号的说明段落,即称之为“题注”。为插图编号后,还要在正文中设置引用说明,比如正文中会出现“如图1”等类似的文字。很显然,引用说明文字和图片是相对应的,我们称这一引用关系为“交叉引用”。明白概念后,接下来介绍如何让Word自动为插入图编号,以及使用“交叉引用”功能在文档正文中为插图设置引用的说明文字,即“交叉引用题注”。1)单击菜单栏中的“插入>图片>来自文件”命令;2)接着系统会打开“插入图片”对话框,从“素材图片”文件夹中选择“图1”,然后单击“插入”命令;3)选定插入的图片,用鼠标右键单击,从弹出的快捷菜单中选择“题注”命令;4)接着打开“题注”对话框,在对话框中的“题注”标签下的文本框中默认的题注为“图表1”,默认的“标签”为“图表”,可以单击其旁边的下拉箭头,从下拉列表中选择其他的标签样式,如果没有合适的,请单击“新建标签”按钮来新建标签;5)在“新建标签”对话框中的“标签”文本框中输入“图”,注意不要输入任何的数字,实际编号Word会自动处理,输入完毕后,单击“确定”按钮返回“题注”对话框;6)此时在“题注”对话框中,“题注”已自动更改为“图1”。由于我们希望每次插入图片后Word都可以自动为插图编号,所以请单击“自动插入题注”命令按钮;7)在打开的“自动插入题注”对话框中的“插入时添加题注”列表中,勾选“Microsoft  Word图片”复选框,然后在“选项”区域的“使用标签”下接列表中选择“图”。如果想要对图片的编号样式做出修改,请单击“编号”按钮;8)接着系统打开“题注编号”对话框,单击格式下拉列表,可以从中选择合适的编号格式,这里保留默认的选项,即阿拉伯数字1、2、3的编号格式;9)单击“确定”按钮返回“自动插入题注”对话框,单击“选项”区域的“位置”下拉列表,“题注”有两种位置,一种是在“项目下方”,另一种是在“项目上方”,请选择“项目上方”,然后单击“确定”按钮;10)自动插入到图片的题注,Word将题注作为文本插入,但是将题注的编号作为域插入的;11)在自动插入的是题注后添加图片的文字标题,然后选择题注行文字,单击“格式”工具栏上的“居中”按钮使其居中排列;12)把其余的图片都插入到文档中,并添加标题;13)在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入文字(),为了区别,将该段文字字体设置为“蓝色”,然后将光标置于小括号中;14)单击“插入>引用>交叉引用”命令;15)接着打开“交叉引用”对话框,在“引用类型”下拉列表中选择“图”;16)在该对话框的“引用内容”下拉列表中选择“只有标签和编号”;17)此时,文档中所有题注会自动添加到“交叉引用”对话框中的“引用哪一个题注”列表中,此时,请从该列表中选择“图1”,然后单击“插入”按钮;18)这里,“交叉引用”对话框并没有关闭,可以移动插入点到引用图2的位置,然后从“引用到哪一个题注”列表中选择“图2……”,单击“插入”按钮。重复该步骤,为文档中所有的图片添加“交叉引用”题注说明。插入到文档中的“交叉引用”是以域的方式插入的,如果您的电脑设置了“始终显示”域底纹,您就会很容易知道这一点的。注:使用“交叉引用”和“题注”的一个最大的优点是,如果其中的某幅图片需要删除,只需要选中全部文档,按下键盘上的F9键,Word就可以自动更新域,让后面的题注和引用说明自动更新。
  110、利用大纲视图创建纲目结构:文档的纲目结构是评价一篇文档好坏的重要标准之一。同时,若要高效率地完成一篇长文档,文档的纲目结构应该是首先完成的工作,大纲视图是构建文档纲目结构的最佳途径。在大纲视图中创建文档纲目结构的操作步骤如下:1)启动Word2003,新建一空白文档“文档1”,单击菜单栏中的“视图>大纲”视图命令切换到大纲视图;2)接着,屏幕上将显示大纲的方式,同时,还将打开“大纲”工具栏;3)在文档开始的插入点输入内容,首先输入一级标题,您会发现输入的文字在“大纲”工作栏中被自动默认为是“1级”,而且所输入的文字被自动应用了内建样式“标题1”。可以单击“格式>样式和格式”命令打开“样式和格式”任务窗格,以便更清楚地看到当前文字所应用的样式确实是“标题1”。这是为什么呢?为什么会Word会自动应用样式“标题1”呢?这正是大纲视图的特点,它节省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间;4)接着输入完所有的一级标题;5)继续向文档中添加二级标题,但Word仍然把它当作一级标题,单击“大纲”工具栏中的“大纲级别”框中显示为“2级”,该段落前的段落控制符向右移动一位,表示该标题降了一级,先前输入的内容所应用的样式也自动更改为“标题2”,按下键盘上的Tab键,也可以起到降低级别的作用;6)输入所有的节标题,并将它们设置为“二级”,公司章程的纲目结构制作完成了。
  111、设置奇偶页不同的页眉和页脚:1)输入一篇带封面、目录和带大纲级别正文的文档;2)将鼠标插入点放在需要分页的位置,单击“插入>分隔符”命令;3)在弹出的“分隔符”对话框中的“分隔符类型”区域中选择“分页符”选项按钮,然后单击“确定”按钮;4)单击“格式”工具栏中的“显示/隐藏所有编辑标记”命令按钮,显示文档中的编辑标记,在插入点处,您将看到分页符标记,同时,插入点之后的内容将自动移到下一页;5)用同样的方法在第二章结尾处插入分页符;6)单击“文件>页面设置”命令;7)在“页面设置”对话框中单击“版式”选项卡标签,切换到“版式”选项卡下,在“节”区域中的“节的起始位置”下拉列表框中选择“奇偶页不同”和“首页不同”两个复选框,在“预览”区域的“应用于”列表框中选择“整篇文档”选项,最后单击“确定”按钮;8)单击菜单栏中的“视图>页眉和页脚”命令,可切换到页眉和页脚视图方式下;9)此时,文档中会切换到页眉区域中,同时,屏幕上还会打开“页眉和页脚”工具栏;10)在“偶数页页眉”区域中输入文字“HT-6300H用户手册”,其后单击“格式”工具栏中的“左对齐”命令按钮,也就是说在偶数页的页眉区域中放置书名;11)切***数页页脚区域中,单击“插入>页码”命令;12)随后,在打开的“页码”对话框中的“对齐方式”列表中选择“左侧”,然后单击“格式”命令按钮;13)在“页码格式”对话框中的“数字格式”列表中选择“-1-,-2-,…”选项,然后单击“确定”按钮;14)因为首页只是没有显示页码,并不是没有页码,所以此页页码为“-2-”;15)将当前插入点移到“奇数页页眉”区域,我们打算在“奇数页页眉”中添加文档相应的章编号和章标题;16)单击“插入>域”命令;17)接着,在打开的“域”对话框中的“请选择域”区域中单击“类别”下拉箭头,从弹出的下拉列表中选择“链接和引用”类,然后在“域名”列表中选择“StyleRef”,在“说明”区域对该域的功能用简短的文字做了说明。然后在“域属性”对话框中的“样式名”列表中选择“标题1”,接着在“域选项”对话框中选择“插入段落编号”复选框,最后单击“确定”按钮;18)此时,您会发现,在该页眉中插入了文字“第1章”,在该域后键入一个空格,接下来我们还需要插入章标题文字,再次单击“插入>域”命令,同上一步一样,在“类别”列表中选择“链接和引用”,然后在“域名”列表中选择“StyleRef”,在“域属性”区域中的“样式名”列表中选择“标题1”,惟一的区别是此时,请在“域选项”对话框中不选择任何复选框,最后单击“确定”按钮;19)此时,得到奇数页页眉,在编号和标题文字两个域之间有一个空格,单击“格式”工具栏中的“右对齐”按钮使奇数页页眉中的文字右对齐;20)切换到页脚区域,采用与步骤14同样的方法插入页码,并使之右对齐。
  112、设置两种不同的页码样式:1)我们希望正文部分的奇数页能从“第一章概述”标题所在的页开始,由于文档中插入的目录页数共5页,该页排在了偶数页,所以在该页之前插入一空白页;2)将插入点置于新插入的空白页的最后一行,单击“插入>分隔符”命令,然后在“分隔符”对话框中的“分节符类型”框中选择“连续”选项按包;3)单击“确定”按钮,插入文档中空白页的分节符;4)此时,从分节符的位置开始,分节符之前的为第1节,分节符之后的为第2节,切换到页眉页脚视图中可以看到;5)切换到第1节中的页脚视图中,单击“插入>页码”命令,在打开的“页码”对话框中单击“格式”命令,在弹出的“页码格式”对话框,在“数字格式”下拉列表中选择“a、b、c,…”格式,在“页码编排”区域中选择“起始页码”选项按钮,并设置起始页码为“a”;6)第2节中的页码将按照原来设置的格式从第2页开始编号,章标题“第一章概述”所在页的正分部分的首页,在该页中不会显示页眉和页脚,直到还原到和插入目录前的效果一致为止。


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发表于 2014-12-24 14:48:41 | 显示全部楼层
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