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[使用技巧] Office2013五大必看重点特色详细解析

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发表于 2013-6-10 20:12:50 | 显示全部楼层 |阅读模式
发贴请勿包含网站外链(直接下载地址和网盘除外),屡犯者将封禁ID、网址永久屏蔽,www.gqgtpc.com感谢支持!
       微软在前一阵子发布了最新的Microsoft Office客户预览版(Customer Preview),虽然在会中以及之后的新闻稿内,都只称呼新版Office为the new Office,但在技术文件中倒是直接用「Office 2013」,称呼这个预计在2013年初正式推出的办公室软体。
快速浏览:
Office 2013客户预览版抢鲜用:五大必看重点
Word 2013:PDF 功力大升级
PowerPoint 2013:打造超完美简报
Excel 2013:分析大师换你当
Office 2013 客户预览版五大必看重点
身为市占率第一,而且是手机、平板等「行动装置」普及后的办公室文书处理软体,这一个版本虽然并没有新增太多杀手级的新功能,但是在个别软体的细部仍有许多明显的改善,包括更加简单、自动化,触控友善化等等。
Office 2013仍然维持Office 2007以降用标签组区分功能的Ribbon介面,在外观上也更加的清爽,少掉一些花俏的渐层,但是更走向Windows8风格,针对未来的触控平板电脑趋势也做了一些改进,使用上相当流畅,整合了SkyDrive,个别软体包括Word、PowerPoint、Excel、Access等都做了更新。在支援的作业系统平台方面,除了Windows RT平板外,现行的作业系统中,仅能支援Win7、已经发布的  Win8,以及微软伺服器版本作业系统Windows Server 2008 R2/ Server 2012,一些还在使用XP、Vista的人只能望2013兴叹,但是在硬体上并没有要求多高的安装配备,只要你能流畅执行Windows7,就能好好享受全新的Office 2013。
下面我们就来仔细告诉大家,这个新版本Office的特色,将带给消费者怎么样的好处,以及安装时要特别注意哪些地方。

▲全新的Office 2013带来触控平板、云端最佳化的微软办公室文书软体。
1、Office 2013 与Office 365 的关连性?
使用者下载安装Office 2013时,会看到另一个名词,就是Office 365,究竟这两种「Office」有什么差别?Office 2013跟过去的Office 2007、2010一样,是安装在作业系统上的套装文书处理软体,而Office 365则是内含Office软体,同时包含微软提供的文件线上储存、分享与同步,电子邮件托管、线上整合通讯的订阅收费制文书处理网路服务。

▲Office 2013是微软最新版的套装文书处理软体。
微软目前推出这个Office 2013预览版,是直接包在Office 365这个服务里发布,但是未来正式Office 2013时,使用者仍然可以单纯只购买套装软体本身,并且登入Windows Live帐户后,完成简单的文件线上储存与分享。

▲Office 365是适合小型到中大型企业使用的云端办公室软体服务,7月也在台湾正式推出,也可先免费申请试用。(试用网址:http://http://***/8bgzmvv)
2、Windows 8 风格介面,推新Web Apps
用惯了Office 2010的人可能在使用2013的时候,惊喜感会稍微少一点,因为在程式介面上依然有着简单且容易理解的Ribbon选单,但可以看到承袭Windows8以来,更加清爽的风格画面,图示颜色简化,让使用者不会分心,看起来越来越像手机、平板上的Apps,而非传统的Windows应用程式。

▲从程式开启画面就可以感受到Windows 8的Apps风格。
程式的起始画面也跟过去不同,使用上较为直觉,首先在左边的色块区域会列出最近储存在SkyDrive或本地端,使用过的档案,右边则是有更多的范本可供选择。此外,微软也因应Office 2013,同步特地推出全新的Office Web Apps预览版,介面风格与2013相当相当一致。
3、强化触控平板介面支援,将推出RT版本
Office 2013除了一定会有的x86架构版本外,因应现在平板电脑发展趋势,也将首次推出Windows RT版,也就是未来使用ARM处理器的Windows RT平板,也将会预载Office 2013,我们在预览版上就可以看到一些强化触控功能的尝试,最显而易见的就是使用者可以手动开启触控模式,此时Ribbon选单中图示与工具间的空格加大,方便较滑鼠大很多的手指点选,但这仍然只是一点小强化,相较于其他的原生手机、平板触控App,使用上还是不够方便,仍有改进空间。

▲如果你用的是触控电脑或平板,开启触控模式后点选会较为方便。
4、云端、本地,一档两地存
Office 2013最大的改变就是把SkyDrive整合进来。存档时除了在本机电脑上储存之外,也会在SkyDrive内存一份。这样的作法能确保档案的安全性,就像有些人会习惯将档案放在Dropbox同步资料夹,让档案会自动备份到云端上。现在就算是本地电脑端的档案误删了,一样可以在SkyDrive上找到档案,非常实用。

▲只要你的工具能够上网,就能编辑、存取放在云端的档案。
另一个好处是让跨平台编辑、存取变得更方便,未来工作环境跟工具会不限于办公室、桌机、笔电,可能还会需要用平板、手机进行文书工作,这时我们只要登入SkyDrive就能立刻线上编辑,不管是透过Office 2013或Office Web Apps都很简单。

▲将档案备份到云端后,就算本地端的电脑出了问题,也能确保文件不失。
5、线上安装与直接安装程序注意事项
看完以上的重点介绍后,如果已经开始跃跃欲试了,那就可以开始着手安装了。目前有两个公开可使用的版本,第一个是Office 365 Home Premium版,使用者可以用自己的Windows Live帐号登入后,直接线上安装程式;第二个则是Office 2013 Professional Plus版,有32位元与64位元两个不同版本的下载网址,使用者需直接下载完整执行档后,如果使用者网路不稳定,可选择这个版本,先下载下来再安装。
目前有两个公开可使用的版本,第一个是Office 365 Home Premium版,使用者可以用自己的Windows Live帐号,登入线上安装;第二个则是下载版的32位元、64位元Office 2013 Professional Plus版,如果使用者网路不稳定,可选择这个版本,先下载下来再安装。这两个版本最大的差异在于前者包含的主程式有Word、PowerPoint、Excel、Access、OneNote、Outlook、Publisher,而Office 2013 Professional Plus还多了Lync、InfoPath Designer、InfoPath Filler这三个程式。
Office 2013下载资讯

Office 365 Home Premium版安装网址:http://www.microsoft.com/office/preview/en
Office 2013 Professional Plus 32位元版下载网址:http://http://***/7owumpl
Office 2013 Professional Plus 64位元版下载网址:http://http://***/7sbxc9u
Customer Preview版标准系统需求

如果你只是想尝鲜,但是不想原本电脑上的旧版Office被Office 2013取代的话,建议线上直接安装Office 365 Home Premium的,系统会自动额外安装Office 2013在另一个资料夹,新旧Office并存。但是如果采用的是直接下载Office 2013 Professional Plus执行档安装的话,要点选保留旧有版本,才不会覆盖旧Office。

▲在Upgrade标签下,记得勾选「Keep all previous versions」,才不会把旧版Office移除。

▲线上安装的过程中,会先安装PowerPoint,然后秀出Office这次的新功能重点,让你一边等一边学。
如果你是微软TechNet的订阅者,可以下载到繁体中文版的「Office Professional Plus 2013」,下载页面(如下图)为:http://goo.gl/2VbK3

▲ TechNet 订阅是微软提供给技术人员使用的付费服务。
Word 2013:PDF功力大升级
在最新版的Word 2013中,我们也看到好几项功能的再强化,像新增了PDF编辑功能,对于排版简单的PDF文件,我们已经不再需要先转换成Word,就能直接读取、直接编辑。
全新的线上图片与影片插入功能,让使用者从Bing、YouTube、Flickr、SkyDrive等网路来源,直接搜寻并插入想要的多媒体资料,完全无需另开浏览器复制、贴上。而过去这一堆文件中多媒体资料,很容易造成使用者排版上的麻烦,但是现在不用担心,直接拖拉资料就可以立刻查看文件排版有没有乱掉。
原生支援云端,使得多人协同编辑文件变得更简单,而全新的追踪编辑与注解功能,能让你的文件即使再多人编修过,也能保持在最高的简洁与可读性,但在需要时,仍然能清楚的检视所有人修改过的,有意见的文章段落。

▲ Office家族中最多人使用的Word,这次的改变要让你刮目相看。
存档加编辑,PDF功力大升级
Word 2013多了直接编辑PDF的功能,不用再像过去要把PDF转成Word文件,才能进行修改。虽然听起很不错,但试用时发现,「编辑PDF」这个功能的实用程度,会跟这个PDF文件的复杂程度相关,例如,如果你一开始是用Word制作简单的文加图PDF文件,那直接编修时版面就很完整,不会跑掉。但是如果是文、图排版复杂的PDF文件,开启后会发现整个版面都乱掉了。另外,如果是那种文字图形化的PDF文件,也??没有办法编辑其中文字。
因此就目前来说,最适用编辑功能的PDF还是那些直接由Word存档成的文件,不管是纯文字,还是文加图,Word 2013都能有效辨识出来,再次编辑非常方便。

▲用Word开启PDF文件后,点选「VIEW」的「Edit Document」。

▲像是这种用InDesign排版出来的PDF文件,一打开整个版面就乱掉了。
全新翻页阅读模式,平板超适用
在Word 2010中,我们可以看到在「检视」中,有一个阅读版面配置,会把几乎所有的功能都隐藏起来,只剩下文件本身,很适合用在单纯检视或只做一点点注记的用途上。而在2013中,为了因应未来的平板触控功能而更加进化,切换为阅读模式后,除了介面更加简洁之外,点选Page Up、Page Down,或者左右方向键时,文件会左右翻页,如果搭上一个平板电脑,就好像真的拿着纸本书在看一样。

▲一般人的阅读习惯都是左右翻页,Word 2013也注意到这一点。
除此之外,更令人惊艳的是微软也特别强调,阅读时眼睛的舒适性,在阅读模式中可以选择暂时转换文件的底色,选择米黄色时检视文件会较白色舒适,如果需要强调文字内容,也可选择高对比的黑色底色配白色文字。

▲除了是文件编辑程式,Word 2013也是合格的电子书阅读软体,让使用者不只好写也好看。
直接搜寻与插入线上图片、影片
Word 2013已经可以直接线上搜寻图片、影片,直接插入文章。点选「Online Pictures」看到目前开放的有Office.com Clip Art、Bing图片搜寻,或自己登入连结Flickr、SkyDrive帐号后,使用者就能搜寻、浏览图片后下载插入到文章里。

▲如果有把图片存在Flickr、SkyDrive的习惯,用这个功能省掉很多麻烦。
如果想要文章内容更加丰富多元,也可以选择「Online Video」插入线上影片,这里的来源包含YouTube、Bing影片搜寻,也可直接填入已知的内嵌网页程式码,而且点击后会出现小视窗播放,不需打开浏览器。要注意的是,如果使用者发现「Online Video」被反白无法点选的话,要到「Files」标签下的「Info」,点选「Convert」,把你的文件转换成Office 2013格式才行。

▲Office 2013版本文件就能使用这个新功能,作报告时想要图、文、影并茂再也不是问题。
文件内图片、影片智慧排版
除了很方便的插入线上图片、影片,在文章里的图影资料搬移也相当直觉,只要直接拖拉就可以即时看到文章的新排版,不需像过去一样要真的移动或复制过去,才能看到新版。拖曳调整图影资料时,如果靠近页面上下左右边缘或居中的话,也会看到一条绿色辅助线,提醒使用者目前这些图片、影片处在文件中的哪个相对位置

▲拖曳图片、影片到任何地方,都能即时看到版面调整后的样子,方便度百分百。
另外,在图片、影片旁边,我们会看到一个新的「Layout Option」标签,能即时调整各种文绕图的方式,对于有经常变动图片、影片、文字版面需求的人来说,真的相当实用。
修订、注解功能改版,文件修改过程更简明
Office 2013全面启动云端储存功能,除了备份与多装置线上存取的优点外,就是方便使用者即时分享与协同编辑同一份文件,而在旧版Word中,启动追踪修订功能后修改内容,会在文件中以颜色、删除号标示更动内容,如经多人或多次修改,文件会看起来非常杂乱。但在新版Word 2013中,则预设将更动的内容隐藏起来,使用者只会在段落的左边看到一条红色直线,表示这段有修改过内容,如果想要详细检视,点选直线才会列出更动,从此看多人、多次修改的文件不会再头疼了。

▲预设为关闭,点选段落旁的红色直线,才会把修改内容列出。

▲写下你的意见,别的使用者能接着回应,阶层式设计清楚明白。
直接修改文章以外,有些人会在内容旁用注解,标示修改原因或提出疑问,在Word 2013中,这个功能有两大变化。首先是这个注解会以一个小对话泡泡的样子出现,点击后才会出现注解内容,更加不会影响使用者阅读,我们现在也可以把注解自由拖曳到文件其他部分,像是更接近文章修改的内容,让阅读的人更清楚。

▲注解会以小泡泡的方式出现,点选才看到,还可以自由拖曳移动。
第二则是加入了回应注解的功能,别的使用者能在之前使用者留下的注解内,用回应的形式再添加一个新注解,不同人留下的注解会有不同的使用者头像、名称,甚至连注解的时间也会列出,看起来会很像类似Facebook、Plurk这种短篇留言回文。

▲启用校正功能后,会在本文中反白显示有问题的段落,并且在校正工具内显示可能为文法或拼写错误。
PowerPoint 2013:打造超完美简报
打开PowerPoint 2013,第一眼的印象就是投影片变「宽」了,没错,这次的新版终于原生支援了16:9模式,跟上目前的主流显示器趋势,但是如果你公司或学校用的还是传统显示器,仍然可以转换为4:3格式。
在多媒体档案使用方面,跟Word 2013相同,都新增了线上图片、影片的插入,同时也多了图片的合并(Group)功能,不论是简单的几何图案,还是自己费心拍摄的照片,都可以随自己的想法自由拼贴,放置在投影片中。
跟着Office 2013简洁的介面,也新增了颜色滴管(Eyedropper)功能,使用者现在可以更容易的撷取照片或布景主题上的颜色,搭配到其他的图案元件上,让投影片看起来更佳的美观与清爽。
最后更不能错过的就是简报者检视模式的变革,新增了非常多实用的功能,像是虚拟雷射笔、局部放大与黑萤幕暂停播放功能,都能让你用上述那些新功能做好投影片后,播起来更加事半功倍。

▲绝佳的简报制作与播放程式,让你表现出最棒的报告功力。
图案、相片自由组合,还能简单统一版面色调
PowerPoint 2013在图片功能上首先是带来了合并功能,只要使用者点选任意复数物件,再按下滑鼠右键选择「Group」,就能合并成一个新的图形物件,也可以另存,下次再使用。利用这个功能,我们就能任意组合现有的几何图案成绝无仅有的特殊图案,当然,除了图案以外,就连相片也可以自由拼贴。

▲一次点选复数的图形,就能用「Group」合并成新的图形。
除了合并功能,新的滴管功能也相当实用,使用者可以自由选择把简报档中的其他图形物件的色彩,套用到其他的图案上,让简报档色调更加统一,观看时更加舒适。

▲用颜色滴管功能,能让简报中的颜色互相统一。
智慧简报者模式,完整掌握报告流程
新版PowerPoint最大的改进就是简报者检视模式了。当我们做好简报后,开始播放时,会切换成新的简报者检视模式,如果有外接显示器或投影机,在两个萤幕中会分别显示简报内容与简报检视画面。在简报检视画面中,会提供包括计时、备忘等资讯,使用者还可以用滑鼠充当雷射笔,提示观看者简报的重点,甚至还可以局部放大简报内容,放大提示字体,以及让萤幕暂时变黑,不显示投影片等等,比2010版功能强化非常多。

▲画面更清爽以外,也增加许多新功能。

▲除了用雷射笔指示,直接局部放大投影片重点,更能有效提醒读者。
Excel 2013:分析大师换你当
每一个Office 2013的软体都有各自代表的底色,而在开启程式后,左边就可看到Excel的代表色为绿色,右边看到预设许多丰富样式的试算表,让使用者选用。这次主要新增了三大功能,分别是快速填入、快速分析与建议图表功能,都是大幅节省时间,强化使用效率的超有用功能。
如果你要在在新的栏位中组合旧有栏位的资料,就可以启用快速填入(Flash Fill)功能,只要在新栏位中输入前几格内容,Excel 2013就会依据使用者之前的输入内容,自动补齐同一栏中其他栏位的内容。快速分析(Quick Analysis)更是懒人的好帮手,选取一个数据范围就会跳出快速分析按钮,随点随筛选出重要的数据资料。
最后,就算你对怎么产生图表一窍不通,也可以利用新的建议图表功能(Recommended Charts),帮你选出最适用的视觉化整理方式,不用再担心老师、老板嫌你给一堆看不懂的数据了。

▲让很多人头大,却又不得不学的Excel,变得更聪明,更自动化。
快速填入功能,省时又省力
虽然过去Excel已经可以自动帮我们填入有顺序的序号数字之类的资料,但是在新版的快速填入功能,则可以依据已输入过的资料为依据,帮你「预测」新的栏位要填入的资料。例如,你在表格中第一列里,已经建立过20个以「名.姓@网域」(例:Nancy.Freehafer@fourthcoffee.com)为规则的资料,而在第二列的第一个栏位,我们输入名字(例:Nancy),则第二列接下来的栏位,Excel 2013就会自动帮你补上相对应的名字。

▲透过Excel自动分析与填入资料,不用再做大量重复的KeyIn工作。
这种从一个资料栏自动拆到其他栏的作法,是资料剖析的一种,能找出你资料结构的范型,帮你完成你接下来的工作。

▲输入中文资料也不会影响Excel的资料剖析判断。
资料快速分析一指间
资料填写完以后,当然是要分析趋势,或者制作成图表了。在新版的Excel中,使用者只要选取特定栏位范围的数据,右下角就会出现一个「Quick Analysis」按钮,可以选择把这段数据格式化分析、图表分析、总量分析、表格分析或火花分析,展现出这段数据背后代表的意义。

▲输入一堆数据不难,再利用快速分析功能帮你找出数据的规律与意义。
另外,如果使用者觉得快速分析所提供的6种格式分析选项太少,也可以圈选表格范围,到「HOME」标签下,选择「Conditional Formatting」,里面一样有提供跟Excel 2010一样的格式化分析条件,让你一眼看穿资料的轻重大小。

▲快速分析只提供六个常用的格式化条件选项,其他的仍能在「Conditional Formatting」中找到。
图表建议功能省时又省力
分析资料时,运用图表来说明无疑是最清楚的,但你总是在犹豫要用选择哪一种类型的图吗?现在Excel 2013有一个提供建议图表的新功能,圈选要分析制作成图表的数据后,在Insert标签下,选择「Recommended Charts」,就会列出最适合的各种类型,帮你省下许多的麻烦。

▲不管是老师或老板都不想看一堆密密麻麻数据,这时就该启用建议图表功能,给他们一个最简明的分析。
觉得利用图表建议功能做出的图表,少了一些元件或是提供的资讯不够充分,这时就可以利用图表旁边的Chart Elements增加一些资料标签,Chart Style改变图表的风格、颜色,或者用Chart Filter隐藏图表资讯。

▲不管是想要在资料上新增标签、隐藏不需要的图表资讯,还是改变图表风格,通通可以简单完成。
枢纽分析表的用途,是把项目繁杂的工作表进一步化为提供比较功能,显示关联性,并提供有用的趋势分析,最大的优势是面对大量的资料时,能够快速合并与比较,存取出真正有意义的资讯。

▲启用建议功能,就能看出分别代表资料不同意义的各种枢纽分析表。
在过去我们总要费心想想工作表中哪些栏位适合放在栏标签、哪些栏位又适合放在列标签、Σ值,试了好久才能建立出真正有意义的枢纽分析表。而在Excel 2013中,就多了一个「Recommended PivotTables」功能,只要使用者框选好想要分析的表格范围,就会列出几个可能适用的枢纽分析表,让使用者可以快速预览,选出一个最适合的。

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发表于 2013-6-10 20:28:09 | 显示全部楼层
学习了。WPS还有很长的路要走啊。
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 楼主| 发表于 2013-6-10 20:32:15 来自手机 | 显示全部楼层
呵呵。是的。如果中国人能超越就好了。
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