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Excel XP小技巧。。学会了受用一生

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发表于 2014-6-28 11:59:22 | 显示全部楼层 |阅读模式
发贴请勿包含网站外链(直接下载地址和网盘除外),屡犯者将封禁ID、网址永久屏蔽,www.gqgtpc.com感谢支持!
一、工作簿操作技巧

  1.打开固定工作簿:如果您有几个固定的工作簿需要同时打开,可以将它们保存为工作区。以后只要将工作区打开,Excel就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是:打开需要同时使用的多个工作簿,按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击Excel“文件”菜单下的“保存工作区”命令,输入工作区名称后单击“保存”按钮。打开工作区的方法是:选择“打开”对话框中的“文件类型”为“工作区”,选中要打开的工作区名称后单击“打开”按钮。

  注意:每个工作簿所作的修改必须分别保存,保存工作区并不能保存其中的工作簿。

  2.打开多个工作簿:如果您要打开的多个工作簿不固定,可以采用以下方法操作:打开Excel XP的“打开”对话框,按住Ctrl键逐个选中您要打开的工作簿,最后单击“打开”按钮,所选工作簿就会被全部打开。

  3.Excel启动工作簿:如果您的工作簿需要随Excel XP启动而打开,可以按照以下方法操作:在“资源管理器”中选中工作簿,单击工具栏中的“复制”按钮。Windows 2000/XP,就应该打开C:\Program files\Microsoft office\office\xlstart文件夹(其中C是Windows所在盘符)。用鼠标右键单击右窗格中的空白处,选择快捷菜单中的“粘贴快捷方式”命令,将工作簿图标放入xlstart文件夹。以后只要运行Excel XP,工作簿就会被打开。如果您要自动打开多个工作簿,只要将它们保存为工作区,然后将工作区图标放入xlstart文件夹即可。

  4.多工作簿打印:如果要打印的工作簿较多,通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件夹内,可以采用下面的方法一次打印:单击“文件”菜单中的“打开”命令,按住Ctrl键选中需要打印的所有文件。然后单击“打开”对话框中的“工具”下拉按钮,单击其中的“打印”命令,就可以一次打印多个工作簿了。

  5.复制工作簿样式:Excel XP允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿,从而扩大样式的使用范围,其操作步骤是:打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单击后者“格式”菜单中的“样式”命令打开对话框,再单击“合并”按钮打开“合并样式”对话框。选中“合并样式来源”对话框中的源工作簿并单击“确定”按钮,源工作簿包含的样式就会复制到目标工作簿。

  6.快速关闭工作簿:如果您打开了多个Excel XP工作簿,如果希望不退出Excel XP快速关闭它们,可以按住Shift键打开“文件”菜单,可以看到其中出现了“关闭所有文件”命令。选择该命令以后,Excel XP会根据打开文件的状态弹出相应的对话框,您只要根据需要选择合适的按钮即可。

  7.自动保存工作簿:单击“工具”菜单中的“加载宏”命令,选中对话框中的“自动保存”命令,单击“确定”按钮后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”命令。单击该命令可打开“自动保存”对话框,对“自动保存时间间隔”、“保存选项”等进行设置。


  二、工作表操作技巧

  1.多工作表打印:如果需要同时打印工作簿中的多张工作表,可以采用下面的方法操作:首先选中要打印的多个工作表,然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可。

  2.多工作表输入:如果您想在多张工作表中输入相同内容,省略以后的复制、粘贴等操作,可以采用以下方法:选中需要填充相同数据的工作表,在已选中的任意一张工作表内输入数据,则所有选中工作表的相应单元格会填入同一数据。如果选中工作表后您想取消上述功能,可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签,选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表,可采用以下方法:按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表,再选中含有数据的单元格区域,最后单击“编辑”、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令,在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后单击“确定”即可。

  3.更改标签颜色:Excel XP允许用户修改工作表标签的颜色,其操作方法是:用鼠标右键单击工作表标签,选择快捷菜单中的“工作表标签颜色”命令。打开“设置工作表标签”对话框,在调色板中选择一种颜色,然后单击“确定”按钮即可。

  4.快速切换工作表:如果Excel XP工作簿中含有很多工作表,如果您想迅速切换到另一个工作表,只需将鼠标指针移到工作薄左下角的滚动按钮处,然后单击鼠标右键,选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。

  5.隐藏工作表行或列:要快速隐藏活动单元格所在的行,可以按快捷键Ctrl+9(不是小键盘上的数字键,下同);要隐藏活动单元格所在列,可以按快捷键Ctrl+0。

  6.工作表页码连续排列:Excel XP打印多个工作表时,每个工作表的表格页码都是从1开始编号的。如果您需要将多个工作表的表格页码连续排列,可以采用下面的技巧:首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数,接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令,打开“页面设置→页眉/页脚”选项卡,再单击“自定义页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框,再单击带有“#”字样的按钮,即可将“&[页码]”放入框中。如果您要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码,只需在“&[页码]”后输入后者的总页数(即尾页码,例如11),使其变成“&[页码]+11”的样式。如果需要,您还可以在“&[页码]+11”前后加上“第”和“页”字样,使其变成“第&[页码]+11页”的样式。最后按照工作表的连续打印方法操作,您就可以得到页码连续排列的工作表了。

  7.同步滚动数据:如果您需要同时观察工作表中相距较远的两列数据,可以按以下方法操作:将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上,变成双向光标后水平拖动,即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见,此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线,只需用鼠标双击它就可以了。


  三、选中操作技巧

  1.快速选中特定单元格:选中当前工作表中的任意一个单元格,单击“编辑”菜单下的“定位”命令。在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据您要选中的区域类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型。例如“常量”,此时可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮以后,符合条件的所有单元格均被选中。

  2.快速选中数据区域:如果您想选中活动单元格所在的数据区域,可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮,打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复选框,“确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中。如果要选中某行或某列中含有数据的区域,可以选中该区域中的某个单元格。然后按住Shift键,双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。

  3.快速选中特定区域:按F5可以快速选中特定的单元格区域。如果您要选中A2:B10区域,最为快捷的方法是按F5,打开“定位”对话框,在“引用”栏内输入“A2:B10”回车即可。

  4.快速选中单元格、区域、行或列:鼠标单击可以将当前单元格选中;单击待选中区域的第一个单元格,然后拖动鼠标至最后一个单元格,可以将两者之间的区域选中;单击工作表的全选按钮,可以将当前工作表选中;按住Ctrl单击或使用鼠标拖动,可以选中不相邻的多个单元格或区域;选中某区域的第一个单元格,按住Shift键单击区域对角的单元格,可以将两者之间的矩形区域选中;单击行号可将对应的整行选中;单击列标号可将对应的整列选中;沿行号或列表号拖动鼠标,或者先选中第一行或第一列,按住Shift键选中结束行或列,就可以选中相邻的多个行或列;先选中第一行或第一列,然后按住Ctrl键选中其他不相邻的行或列;如果您想增加或减少活动区域中的单元格,可以按住Shift键单击选中区域右下角的最后一个单元格,活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。

  5.选中超链接单元格:Excel XP单元格如果存放的是超链接,就不能采用直接单击的方法选中,否则会打开超级链接目标。此时可以采用以下两种方法:一是单击单元格以后按住鼠标左键,直到光标变为空心十字以后松开左键,就可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单元格,用←、→、↑、↓将光标移到含有超链接的单元格,也可以将其选中。


  四、单元格操作技巧

  1.合并矩形区域:Excel XP允许将矩形区域内的任意单元格合并,具体操作方法是:选中要合并的单元格,单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮。则所有选中的单元格被合并为一个,而其中的数据则被放到单元格中间。

  注意:Excel XP只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此,输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中,否则合并过程中会截去一部分数据。

  2.快速设置边框:Excel单元格的默认情况下没有边框,Excel XP的“边框”工具经过改进,可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操作方法是:鼠标右键单击Excel XP工具栏,选中快捷菜单中的“边框”打开工具栏。若按下其中的“绘图边框网格”按钮,用鼠标拖过某个单元格区域,可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的“擦除边框”按钮,然后拖过某个单元格区域,可以快速擦除所有的单元格边框。

  3.快速命名:Excel XP工作表单元格都有自己的默认名称,如第2列第6行单元格的名称为B6。如果要给某个单元格命名为“工资总额”,只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的“名称框”,即可输入该单元格的新名称。如果您要为一个单元格区域命名,只要将需要命名的区域选中,然后按上面介绍的方法操作即可。

  4.固定活动单元格:选中某一单元格后按住Ctrl键,用鼠标再次单击这个单元格,其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车,活动单元格不会发生移动,仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。

  5.单元格快速定位:如果您要在大型工作表中定位到特定单元格,可以采用以下两种方法:按F5打开“定位”对话框,在“引用”栏中输入待定位的单元格地址,单击“确定”按钮即可。也可以用鼠标单击编辑栏左侧的名称框,在其中输入待定位的单元格地址回车。

  6.隐藏单元格数值:如果您需要隐藏单元格中数值,可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式→数字”选项卡,选择“分类”列表下的“自定义”选项,将“类型”框中已有的代码删除,输入“;;;”(三个分号)后“确定”即可。此后,只要选中数值已被隐藏的单元格,就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。

  7.单元格链接:进行数据比较时,需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据放入剪贴板,选中目标单元格后打开“选择性粘贴”对话框,单击其中的“粘贴链接”按钮,即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据,目标单元格中的数据就会随之发生改变。按照上述方法反复操作,就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。


  五、公式与函数使用技巧

  1.多处复制公式:若需要应用公式的单元格分布没有规律,使用拖动法操作往往比较困难,“选择性粘贴”可以轻松解决这个问题。具体作法是:选中公式所在的单元格,单击Excel XP工具栏中的“复制”按钮。然后按下Ctrl键,用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公式的单元格。然后单击Excel XP“粘贴”旁的下拉按钮,选择菜单中的“公式”命令,公式即被粘贴至所选单元格。

  2.值替换公式:如果某个单元格中的公式已经计算出了结果,而您不想保留公式只保留结果。可以选中公式所在的单元格,然后单击工具栏中的“复制”按钮。接着打开“粘贴”下拉列表,选择其中的“值”即可。

  3.函数参数编辑:如果公式是由几个Excel函数组合而成,而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数,再单击编辑栏中的“插入函数”按钮,即可打开“函数参数”对话框执行相关操作。

  4.公式查错:对于带有嵌套函数的复杂公式来说,一旦出现错误往往很难追踪。Excel XP专门为此增加了一个“公式求值”功能,您只要选中公式所在的单元格,单击工具栏中的“公式求值”按钮(没有的话可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡,选择“类别”列表中的“工具”选项,将右边的“公式求值”按钮拖到工具栏)打开对话框。然后单击其中的“求值”按钮,就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果,从而找到错误的根源。这个功能有点类似编程时的“单步执行”,是公式查错的有力武器。

  5.获取参数提示:使用Excel函数向导建立公式时,用户可以在“函数参数”中看到参数的提示。当您手工输入带有函数的公式时,则看不到函数格式和参数的提示,Excel XP对此作了一项改进。当您输入公式“=AVERAGE(B1:B12)”中的“(”时,屏幕会显示一个黄色的提示条,提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名,就可以打开“帮助”文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示,可以打开“工具→选项→常规”选项卡,清除其中的“函数工具提示”复选项。

  6.批量查看公式:如果您在多个单元格或工作表中设置了公式,要想查看公式和计算结果,就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以提高查看公式的效率:选中含有公式的单元格(有多个单元格可以按住Ctrl键逐个选中),鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。打开 “监视窗口”以后单击“添加监视”按钮,所选中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中,观察起来非常方便。

  7.公式与结果切换:Excel XP公式执行后显示计算结果,按Ctrl+`键(位于键盘左上角),可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换,方便了公式编辑和计算结果查看。

  8.查找适用函数:对不熟悉Excel函数的用户来说,找到适合某项工作的函数并不容易。以下技巧绝对可以帮您的大忙:假如您要完成数据排序任务,请单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框,在其中的“搜索函数”框内输入“排序”,然后单击“转到”按钮。对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数,选中其中的某个函数,可以在对话框中看到它的功能说明。单击“有关该函数的帮助”链接,可以打开帮助查看更详细的信息。

  9.快速更改引用:假如C1单元格包含公式“=SUM(A2:B2)”,如果需要改变其中的单元格引用方式,可以使用以下技巧:首先选中C1单元格,然后选中工作表编辑栏中的引用A2:B2,按F4即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。例如,按一次F4将A2:B2改变为$A?:$B?,再按一次F4将$A?:$B?改变为A?:B?。如此反复,即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。

  10.固定公式地址:Excel公式一般使用相对地址引用单元格,若将一个含有地址引用的公式复制到新位置,公式中引用的单元格地址会发生变化。如果复制前将公式的引用修改为绝对引用,则公式粘贴后的地址就可以保持不变。

  11.快速数值运算:多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除,并且不希望增加新的数据单元格,采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果,其操作方法如下:如果有A1:A8、C6:C12等多个数据区域,如果想让其中的数据同时加上18。可以先在一个空白单元格中输入18,将其选中后单击工具栏中的“复制”按钮,再按下Ctrl键将要加上18的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框,选中“运算”下的“加”并单击“确定”按钮,所选单元格中的数据就会变为加上18的结果。如果您要对单元格中的数据执行其他运算,只需在对话框的“运算”下选中减、乘、除等运算即可。

  12.妙用“自动求和”:Excel XP的“自动求和”功能有所扩充,它带有一个下拉按钮,可以选择“平均值”、“计数”等五种运算之一。若选中空白单元格打开“自动求和”下拉菜单,单击“其他函数”命令,可以激活“插入函数”对话框,完成在当前单元格中插入函数的任务。


  六、粘贴操作技巧

  1.复制和粘贴图片:按住Shift键打开Excel

  XP的“编辑”菜单,会看到原来的“复制”、“粘贴”和“选择性粘贴”命令,已经变为“复制图片”和“粘贴图片”、“粘贴链接图片”命令。当您选中需要复制的单元格或区域,单击“复制图片”命令,Excel会弹出“复制图片”对话框,将选中的内容以图片形式放入剪贴板。而“粘贴图片”命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表,这在不希望他人修改重要数据的情况下很有用。

  2.快速粘贴:如果您在Excel XP中执行了剪切或复制操作,只要选中待粘贴的单元格,敲回车就可以将数据粘贴到单元格中。

  3.数值粘贴:如果您需要复制单元格中的公式结果,而不包括公式本身;或者复制单元格中的数值,但不包括字体、字号等格式。可以在执行复制操作后单击“粘贴”下拉按钮(这是Excel XP新增的功能),打开“粘贴”下拉菜单,选择其中的“值”就可以了。

  4.选择性粘贴:此法可将多种对象有选择的粘贴到一个或多个区域,具体操作方法是:先将需要粘贴的对象复制到剪贴板,然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,根据需要选择“粘贴”下的某个项目(例如,粘贴公式计算出的数值时应选“数值”),单击“确定”按钮即可完成粘贴。

  5.定制剪贴板:Excel XP的剪贴板有了更大的改进,不仅可以保存更多的内容,还有更加灵活的使用方式。打开Excel XP剪贴板,单击左下角的“选项”按钮,可以看到有关剪贴板使用的四个选项。如果您想让它执行两次操作后自动弹出,可以将“自动显示Office剪贴板”选中;如果您选中了“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”,就可以在系统时钟区看到“Office 剪贴板”图标,鼠标右键单击它可以执行多种任务;若选中“复制时在任务栏附近显示状态”,可以在执行复制操作时使用动画图标。

  6.跳过空白单元格:如果您只对大块区域中的数据单元格进行粘贴,可以复选“选择性粘贴”对话框下面的“跳过空单元格”。此后,您所执行的粘贴操作对空单元格无效,这在需要改写数据的场合非常有用。



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