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[教程资料] Excel表格 必学秘技[1]

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发表于 2011-3-25 12:19:38 | 显示全部楼层 |阅读模式
发贴请勿包含网站外链(直接下载地址和网盘除外),屡犯者将封禁ID、网址永久屏蔽,www.gqgtpc.com感谢支持!

一、让不同类型数据用不同颜色显示

  在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以红色显示,大于等于1500元的工资总额以蓝色显示,低于1000元的工资总额以棕色显示,其它以黑色显示,我们可以这样设置。
  1.打开工资表工作簿,选中工资总额所在列,执行格式条件格式命令,打开条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中大于或等于选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击格式按钮,打开单元格格式对话框,将字体颜色设置为红色
  2.添加按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为蓝色;小于1000,字体设置为棕色”)
  3.设置完成后,按下确定按钮。
  看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

  

二、建立分类下拉列表填充项

  我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。
  1.Sheet2中,将企业名称按类别(工业企业商业企业个体企业)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
  2.选中A(“工业企业名称所在列),在名称栏内,输入工业企业字符后,按回车键进行确认。
  仿照上面的操作,将BC……列分别命名为商业企业个体企业”……
  3.切换到 Sheet1中,选中需要输入企业类别的列(C),执行数据有效性命令,打开数据有效性对话框。在设置标签中,单击允许右侧的下拉按钮,选中序列选项,在下面的来源方框中,输入工业企业商业企业个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
  再选中需要输入企业名称的列(D),再打开数据有效性对话框,选中序列选项后,在来源方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。
  4.选中C列任意单元格(C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的企业类别填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
  提示:在以后打印报表时,如果不需要打印企业类别列,可以选中该列,右击鼠标,选隐藏选项,将该列隐藏起来即可。
  三、建立常用文档新菜单

  在菜单栏上新建一个常用文档菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
  1.在工具栏空白处右击鼠标,选自定义选项,打开自定义对话框。在命令标签中,选中类别下的新菜单项,再将命令下面的新菜单拖到菜单栏。
  按更改所选内容按钮,在弹出菜单的命名框中输入一个名称(常用文档”)
  2.再在类别下面任选一项(插入选项),在右边命令下面任选一项(超链接选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(工资表),建立第一个工作簿文档列表名称。
  重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
  3.选中常用文档菜单中某个菜单项(工资表),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选分配超链接打开选项,打开分配超链接对话框。通过按查找范围右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(工资.xls”) 文件夹,并选中该工作簿文档。
  重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
  4.以后需要打开常用文档菜单中的某个工作簿文档时,只要展开常用文档菜单,单击其中的相应选项即可。
  提示:尽管我们将超链接选项拖到了常用文档菜单中,但并不影响插入菜单中超链接菜单项和常用工具栏上的插入超链接按钮的功能。
  四、制作专业符号工具栏

  在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的专业符号工具栏。
  1.执行工具录制新宏命令,打开录制新宏对话框,输入宏名?“fuhao1”?并将宏保存在个人宏工作簿中,然后确定开始录制。选中录制宏工具栏上的相对引用按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击录制宏工具栏上的停止按钮,完成宏的录制。
  仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入
  2.打开自定义对话框,在工具栏标签中,单击新建按钮,弹出新建工具栏对话框,输入名称——“专业符号,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
  切换到命令标签中,选中类别下面的,将命令下面的自定义按钮项拖到专业符号栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)
  3.选中其中一个自定义按钮,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
  4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选指定宏选项,打开指定宏对话框,选中相应的宏(fuhao1),确定退出。
  重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。
  5.关闭自定义对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用专业符号工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。
  五、用视面管理器保存多个打印页面

  有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用视面管理器吧。
  1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选隐藏选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
  2.执行视图视面管理器命令,打开视面管理器对话框,单击添加按钮,弹出添加视面对话框,输入一个名称(上报表”)后,单击确定按钮。
  3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,添加好其它的打印视面。
  4.以后需要打印某种表格时,打开视面管理器,选中需要打印的表格名称,单击显示按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的打印按钮,一切就OK了。
  六、让数据按需排序

  如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。
  1.执行格式选项命令,打开选项对话框,进入自定义序列标签中,在输入序列下面的方框中输入部门排序的序列(机关,车队,一车间,二车间,三车间),单击添加确定按钮退出。
  2.选中部门列中任意一个单元格,执行数据排序命令,打开排序对话框,单击选项按钮,弹出排序选项对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次确定按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

  工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
  1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行格式单元格命令,打开单元格格式对话框,在数字标签的分类下面选中自定义选项,然后在右边类型下面的方框中输入;;;”(三个英文状态下的分号)
  2.再切换到保护标签下,选中其中的隐藏选项,按确定按钮退出。
  3.执行工具保护保护工作表命令,打开保护工作表对话框,设置好密码后,确定返回。
  经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
  提示:在保护标签下,请不要清除锁定前面复选框中的号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
  八、让中、英文输入法智能化地出现

  在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?
  选中需要输入中文的单元格区域,执行数据有效性命令,打开数据有效性对话框,切换到输入法模式标签下,按模式右侧的下拉按钮,选中打开选项后,确定退出。
  以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。
  九、让自动更正输入统一的文本

  你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
  1.执行工具自动更正命令,打开自动更正对话框。
  2.替换下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在替换为下面的方框中输入《电脑报》,再单击添加确定按钮。
  3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?,然后确认一下就成了。
  十、在Excel中自定义函数

  Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:
  1.执行工具→Visual Basic编辑器菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开Visual Basic编辑窗口。
  2.在窗口中,执行插入模块菜单命令,插入一个新的模块——模块1
  3.在右边的代码窗口中输入以下代码:
  Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
  4.关闭窗口,自定义函数完成。
  以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
  提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
  十一、表头下面衬张图片

  为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?
  1.执行格式工作表背景命令,打开工作表背景对话框,选中需要作为背景的图片后,按下插入按钮,将图片衬于整个工作表下面。
  2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)
  3.格式工具栏上的填充颜色右侧的下拉按钮,在随后出现的调色板中,选中白色。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被白色遮盖了)
  提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
  十二、用连字符“&”来合并文本

  如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将BCD列合并到一列中)
  1.D列后面插入两个空列(EF),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1
  2.再次选中D1单元格,用填充柄将上述公式复制到D列下面的单元格中,BCD 列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
  3.选中E列,执行复制操作,然后选中F列,执行编辑选择性粘贴命令,打开选择性粘贴对话框,选中其中的数值选项,按下确定按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
  4.BCDE列删除,完成合并工作。
  提示:完成第12步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除BCD列,公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的
生成绩条
  常有朋友问如何打印成绩条这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
  此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称。
  1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW()3)=0″″ IF(0MOD?ROW()3(=1sheet1INDEX(sheet1$A$GINT(((ROW()+4)/3)+1)COLUMN())))
  2.再次选中A1单元格,用填充柄将上述公式复制到B1G1单元格中;然后,再同时选中A1G1单元格区域,用填充柄将上述公式复制到A2G185单元格中。
  至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。
  3.调整好行高和列宽后,同时选中A1G2单元格区域(1位学生的成绩条区域),按格式工具栏边框右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中所有框线选项,为选中的区域添加边框 (如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作)
  4.同时选中A1G3单元格区域,点击常用工具栏上的格式刷按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框。
  按打印按钮,即可将成绩条打印出来。
  十四、 Excel帮你选函数

  在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel搜索函数功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。
  执行插入函数命令,打开插入函数对话框,在搜索函数下面的方框中输入要求(计数”),然后单击转到按钮,系统即刻将与计数有关的函数挑选出来,并显示在选择函数下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。
  十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

  有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2 Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用Excel监视窗口功能来实现。
  执行视图工具栏监视窗口命令,打开监视窗口,单击其中的添加监视按钮,展开添加监视点对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击添加按钮。重复前述操作,添加其它监视点
  以后,无论在哪个工作表中,只要打开监视窗口,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
 


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发表于 2011-3-30 12:46:38 | 显示全部楼层
感谢LZ  支持一下
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发表于 2011-4-2 13:41:54 | 显示全部楼层
开心每一天!
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发表于 2011-12-3 10:41:03 | 显示全部楼层
小手一抖,金币到手,手持酱油,低头猛走
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