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[办公设计] Word提高效率减少重复工作两妙招

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发表于 2016-7-26 17:12:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
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Word提高效率减少重复工作两妙招


如果要把标题一的格式复制给其他标题,你会怎么做呢?
1468831373228.jpg
大多数人都知道,可以用格式刷。
操作过程是这样的:
① 选中标题一;
② 单击格式刷;
③ 点击标题二;
④ 再次选中标题一;
⑤ 再次点击格式刷;
⑥ 点击标题三……
如此循环重复,直到全部刷完为止,费时费力。但你是否知道,格式刷还可以连刷
1468831373283.jpg
你只需要在选中标题一后,双击格式刷,就能省去重复点击格式刷的操作,直接把格式刷给其他标题。(PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷)
但是复制粘贴格式,小编更喜欢直接用快捷键操作。
大家都知道Ctrl+C/ V是用来复制粘贴内容的。那当加上Shift键后它们会变成什么?
1468831373751.jpg
用快捷键的好处,按下C后,格式直接保存在后台,需要用时按一下V。即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。
但是即使用Ctrl+shift+V,也不能达到一次性解决问题的目的,需要重复性操作,如果有5个标题,就需要进行5次。
1468831374361.jpg
这时就要使用Word里面非常智能的一个功能——“选中格式相似文本”
首先用Ctrl+Shift+C把标题一的格式复制到后台。然后点击标题二,再点击下图所示的按钮,把所有标题选中。
1468831374959.jpg
剩下的标题就全部选中了,再用Ctrl+Shift+V就能全部搞定。
1468831374957.jpg
你Get到了提高操作效率的秘诀了吗?
要提高操作效率,最有效的,并不是死记硬背的快捷键,是需要掌握一个操作要领:重复的操作必有批量完成的方法!
如果你有批量完成重复操作的意识,主动地去找解决方法,就能事半功倍:
① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中,批量粘贴格式
② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo
③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法
虽然看的只是简单的操作,但是背后的思维方式,才是高手和小白的真正差距所在。


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