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[办公设计] 如何利用Office 2013的邮件合并功能制作带照片的文档

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发表于 2013-7-3 16:43:00 | 显示全部楼层 |阅读模式
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        本文介绍如何使用最新版的办公自动化软件Office 2013的邮件合并功能,让Word 2013Excel 2013共同使用批量打印明信片、信封、请柬、工资条等很有规律内容,也可以轻松处理带照片的准考证、学生证、工作证等文档。
下面,以制作带照片的出入证为例,让我们一起来研究一下这个功能。
一、准备工作
有大量相同格式的文档,变动部分很有规律时,才考虑使用邮件合并功能。
制作带照片的证书等文档,需要准备:
1、每个学生的照片(照片名称为学生姓名,大小等格式最好一致);
2、数据源EXCEL文档(存放学生信息和照片信息);
3、WORD主文档(出入证样本);以上文件存放在同一目录中。
二、插入图片的操作方法
邮件合并仅插入文字域,操作相对简单,此处略过(可参阅Word 2013邮件合并功能的使用方法一文)。
数据源文件示例:
1-13041Z3064E25.jpg 主文档文件示例:
1-13041Z30ABI.jpg
插入图片的操作方法:
1、光标定位到需要插入照片的位置,依次选择:插入、文档部件、域,从域列表选择“IncludePictrue”,在文件名中随意输入1个字母或数字,比如“a”,确定。
2、点击照片显示位置,按“SHIFT+F9”组合键将显示域代码,选中英文引号中的“a”,依次选择:邮件、插入合并域、“照片名”(示例文件照片名称字段名),如果不显示图片可按“F9”刷新域即会显示域结果。
合并后的效果图:
1-13041Z30F5P2.jpg
三、常见问题探讨

1、为什么三类文件要存放在同一目录?
首先是方便,可以拷贝到任意目录下运行;其次,如果不存放在同一目录或者要引用其他目录下的文件,EXCEL输入路径信息比较麻烦,比如常用目录格式中的“\”必须用“\\”代替,如{IncludePictrue “d:\\照片\\{MergeField “照片名”}” \* MERGEFORMAT};再次,域代码的大括号“{}”,必须使用通过插入域的方式或快捷键“CTRL+F9”插入,直接通过键盘输入是无效的。
2、合并到新文档后,为什么不显示图片或只显示一个相同的图片?
对新文档进行全选(快捷键“CTRL+A”),再按F9刷新域。
如果确定操作方法正确,合并后的文档中照片仍然不能正确显示,请将“照片名”中的地址修改为绝对路径,如:“d:\\照片\\001.jpg”,在EXCEL文件中还是比较容易操作的(数据源示例文件中有公式示例)。
3、图片大小和位置问题
图片如需灵活定位,可插入一个文本框,去掉边框等属性,将图片放置到文本框中。示例中要求图片像素大小一致,就是为了避免大小不一致问题。


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发表于 2013-7-3 17:46:58 | 显示全部楼层
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